De klant is het middelpunt

Eén dossier, opgebouwd uit je modules

De klant is de spil: elke andere module draagt een paneel bij aan de klantpagina, zonder dat die pagina daarvoor wordt aangepast. Zet je een module uit, dan verdwijnt het bijbehorende paneel vanzelf. Wat je op het dossier ziet is dus precies de manier waarop jouw bureau werkt, niet een vaste lijst die iedereen krijgt. Elk paneel toont een begrensd aantal rijen en zegt dat er meer zijn, want een dossier moet openen en niet laden.

• Gegevens, Contactpersonen, Projecten, Taken en Uren zodra die modules aanstaan
• Contactmomenten, Facturatie en Abonnementen voor de commerciële kant
• Domeinen en Websites als losse, koppelbare assets
• Marketing, Rapportage en Google Drive zodra je die koppelingen gebruikt

Een status die het werk in gang zet

Elke klant doorloopt een heldere levenscyclus, van eerste lead tot archief. De status is niet alleen een label: een overgang kan een takensjabloon aanzetten, zodat een klant die op onboarding komt vanzelf de juiste startchecklist krijgt. Zo staat de intake vast omschreven en begint niemand met een leeg vel.

• Lead: nog in gesprek, nog geen opdracht
• Onboarding: binnengehaald, de startchecklist loopt
• Actief, offboarding en gearchiveerd voor de rest van de rit

Wie de klant kent, wie de klant doet

Een klant heeft één primaire contactpersoon, herkenbaar aan de merkkleur, en zo veel extra contactpersonen als nodig. Aan de kant van je eigen team wijs je één verantwoordelijke aan plus de collega's die meewerken; die verantwoordelijke valt automatisch door op nieuwe projecten en taken onder deze klant, en is per stuk te overschrijven. In de lijst zet je met één schakelaar 'Mijn klanten' aan, zodat je alleen ziet waar je zelf op staat. En de kolom Beschikbare uren telt de urenbudgetten van de lopende projecten op tegen wat er geboekt is, in SQL uitgerekend en alleen opgehaald wanneer je die kolom ook echt toont.

Het klantnummer en de administratie

Een klant draagt de gegevens die de boekhouding nodig heeft: btw-nummer, KvK-nummer, adres met een eigen huisnummerveld, land, telefoon en een apart factuur-e-mailadres, want de crediteurenadministratie zit zelden in dezelfde mailbox als je dagelijkse contactpersoon. Bij het typen van een volledige postcode en huisnummer vraagt schakl. 'Bedoel je: …?' en vult straat en plaats voor je in, via de openbare PDOK-adressen. Telefoonnummers worden als E.164 opgeslagen met een landkeuze, dus een 06-nummer uit een import hoeft niemand met de hand recht te zetten. Het klantnummer bouw je zelf op onder Instellingen → Klantnummering, met tokens voor jaar en volgnummer, een teller die je mag bijstellen, een optionele jaarlijkse reset en een knop die bestaande klanten alsnog nummert, oudste eerst. Alles wat de factuur nodig heeft wordt bij het definitief maken op de factuur zelf vastgelegd, zodat een adreswijziging van vandaag geen factuur van vorig jaar herschrijft.

Werken vanaf de klantpagina

Elke keuzelijst die naar een klant verwijst, bij een project, een urenregistratie of een domein, biedt '＋ “Jansen” toevoegen': het volledige aanmaakformulier opent in een dialoog en na opslaan is de nieuwe klant meteen geselecteerd. Andersom werkt het net zo. Vanaf de kop van het dossier leg je een contactmoment vast, maak je een taak aan, boek je uren met de klant al ingevuld, of pas je een takensjabloon toe. En wat voor één klant geldt, geldt ook voor vijftig: met de ✎ in de werkbalk zet je selectievakjes aan om in één keer de status te wijzigen of een selectie te verwijderen, en met Export en Import reist de hele gefilterde lijst als CSV, TSV of Excel naar buiten en weer terug. De kolomkoppen zijn vaste sleutels, dus een export wordt ongewijzigd herkend; een import zoekt eerst op klantnummer en pas daarna op naam, en neemt de contactpersoon in dezelfde rij mee.

Wie welke klanten ziet, en een spoor dat blijft

Niet iedereen hoeft elke klant te zien. Onder Instellingen → Klantgroepen maak je groepen klanten en vink je aan welke teamleden ertoe beperkt zijn; zo'n lid ziet alleen die klanten, overal in het product, tot in de tellingen boven de lijst, de contactpersonen, de websites en het activiteitenspoor. Een lid zonder groepen ziet alles, en eigenaren worden nooit beperkt. Mist er een gegeven zoals een segment of een regiocode, dan definieer je onder Instellingen → Aangepaste velden je eigen getypeerde velden, desgewenst verplicht, en ze verschijnen vanzelf in het formulier, op het dossier en als kolom in de lijst. Onderaan elk dossier staat de activiteit: wie wat wanneer wijzigde, met de wijziging erbij, bewaard ook nadat de collega is vertrokken, en met de naam van wie er namens iemand anders inlogde. Wie klanten mag zien, aanmaken of bewerken bepaal je fijnmazig per rol onder Instellingen → Rollen.