Weten wanneer het telt

De bel, en de lijst erachter

In de bovenbalk zit een bel met een teller voor het ongelezene; erin staan de laatste meldingen, met per regel gelezen markeren, Alles gelezen en een doorsteek naar je eigen instellingen. Het volledige overzicht staat onder Meldingen: wat er gebeurde, op welk record, door wie en wanneer, gegroepeerd per dag met Vandaag en Gisteren bovenaan. Je filtert op alles of alleen ongelezen, en op het soort record (taak, project, klant, verlof, urenregistratie). Gelezen markeren kan altijd terug, en Alles als gelezen markeren maakt in één keer schoon schip. Wordt de onderliggende zaak afgehandeld, dan houdt de melding vanzelf op te vragen: een besliste verlofaanvraag of een beoordeelde mail verdwijnt bij iedereen die hem nooit had geopend.

Eenentwintig gebeurtenissen, één tabel

Instellingen → Meldingen is een matrix: één rij per gebeurtenis, één kolom per kanaal. In elk vakje staat niet aan of uit, maar hoe vaak: Uit, Direct, Elk uur, Dagelijks overzicht of Wekelijks overzicht. Zo kan een toegewezen taak meteen binnenkomen terwijl een statuswijziging in het dagoverzicht van morgen belandt, zonder dat je er een regel voor hoeft te verzinnen. Welke rijen je ziet hangt af van de modules die je organisatie draait: zonder verlofmodule zijn er geen verlofrijen.

• Taken: toegewezen, weer weggehaald, status gewijzigd, becommentarieerd, genoemd, bijna verlopen, te laat en ingepland
• Projecten: toegewezen, status gewijzigd en een budgetdrempel geraakt
• Klanten: aangemaakt, status gewijzigd en toegewezen
• Verlof: aangevraagd, goedgekeurd en afgewezen
• Uren: goedgekeurde uren en een urenstaat die nog leeg is
• Contactmomenten: een e-mail die op beoordeling wacht, en zelf genoemd worden

Het bureau zet de standaard, de medewerker wijkt af

Een beheerder vult dezelfde matrix één keer in onder Instellingen → Standaardmeldingen; dat is wat iedereen overneemt zolang hij er zelf niets van vindt. Op je eigen scherm draagt elke rij een label dat vertelt waar zijn waarde vandaan komt: Standaard, Organisatie of Eigen instelling, met een telling van hoeveel je er hebt overschreven en een knop Terug naar overgenomen per rij. Boven de tabel staat het praktische werk: hoeveel dagen voor een deadline als "bijna verlopen" telt, op welk tijdstip en welke dag je e-mailoverzichten vertrekken, en een knop die de hele e-mailkolom in één keer op dezelfde stand zet. Stille uren zijn er als veld, maar worden nog niet toegepast, en dat staat er in het scherm ook gewoon bij.

Je eigen kanalen, en de kamers van het team

Onder Kanalen koppel je Slack, Microsoft Teams, Google Chat, Discord, Telegram, een gewoon e-mailadres, een JSON-webhook of een andere Apprise-URL. Je plakt wat de aanbieder je geeft en het wordt voor je omgezet; per soort staat erbij waar je die URL vandaan haalt. Testen stuurt een echt bericht en meldt bij mislukking de fout van de aanbieder zelf. Wat je plakt bevat bottokens en webhooksleutels, dus het wordt versleuteld bewaard en nooit teruggegeven: je ziet alleen een afgeschermde weergave. Elke medewerker koppelt zijn eigen kanalen zonder tussenkomst van een beheerder; de gedeelde kamers van het bureau, zoals de Slack-kanalen van het team of een groepsmailbox, staan apart en zijn een beheerdersbeslissing, want wat er in #crm landt gaat iedereen aan. Er is geen sms en geen pushmelding: sms bestaat hier alleen als tweede factor bij het inloggen.

• Slack, Teams, Google Chat, Discord, Telegram, e-mail, webhook of een eigen Apprise-URL
• Sleutels versleuteld bewaard, nooit teruggetoond, alleen afgeschermd weergegeven
• Een webhook naar een privé- of lokaal adres wordt geweigerd, tenzij je dat bewust aanzet
• Elk kanaal draagt zijn eigen schema: op welk uur en welke dag zijn overzichten vertrekken

Niets begint met lawaai

Een net gekoppeld kanaal blijft stil totdat je er in de tabel iets naartoe stuurt; het scherm zegt dat er ook bij. E-mail staat per gebeurtenis uit, want dat is het enige kanaal dat de app verlaat. En alles wat naar buiten gaat is een deelverzameling van wat je in de app krijgt: een gebeurtenis die in de kolom In-app uit staat, verlaat de app nooit, wat er in zijn eigen kolom ook staat. Dat is met opzet één plek om iets het zwijgen op te leggen. In de app staat standaard alles aan: een korte lijst komt meteen binnen, de rest landt om 08:00 in het dagoverzicht, op de klok van jouw organisatie (Instellingen → Huisstijl) en met kalenderrekenwerk, zodat een overzicht bij het verzetten van de klok niet een uur gaat schuiven.

Bezorgen gebeurt buiten je verzoek om

Geen enkel kanaal doet netwerkwerk terwijl jij op Opslaan drukt: een storing bij Slack kan het opslaan van een taak dus niet vertragen. Er wordt een rij klaargezet en een sweep per organisatie leegt die elke minuut. Een overzicht is echt bundelen: alles wat in hetzelfde slot voor één persoon of één kamer klaarstaat, vertrekt als één bericht. E-mail groepeert per ontvanger, want een mens heeft één inbox; een extern kanaal groepeert per kanaal, want een kamer heeft geen ontvanger. Mislukt het versturen, dan blijft de hele bundel staan met de foutmelding van de aanbieder erbij en wordt het opnieuw geprobeerd met oplopende tussenpozen; een half verstuurd overzicht is geen toestand die we wilden kunnen hebben. E-mail vertrekt via je eigen mailkoppeling (Instellingen → E-mail), in de huisstijl van jouw organisatie. Meldingen zelf zijn kernfunctionaliteit en vragen geen licentiesleutel.