De mensen achter de klant

Mensen, geen accounts

Contactpersonen zijn de mensen bij je klant: de tekenbevoegde, de marketeer, de technisch beheerder. Ze staan los van je eigen team, dat gebruikers met een rol zijn. Elke contactpersoon heeft een voornaam, achternaam, e-mailadres, telefoonnummer, functie en notities, plus alle eigen velden die jouw organisatie zelf heeft gedefinieerd. Het telefoonnummer wordt als E.164 opgeslagen met een landkeuze ernaast, en de notities gebruiken dezelfde editor als de rest van het product: typ @ om een collega of contactpersoon te noemen en # om naar een taak te verwijzen.

Eén persoon, meerdere klanten

Een contactpersoon hangt niet aan één klant vast. Dezelfde persoon kan aanspreekpunt zijn bij de ene klant en technisch contact bij de andere; die soort leeft op de koppeling, niet op de persoon. Zo voer je niemand twee keer in, en op de contactpagina zie je meteen aan welke klanten iemand verbonden is. De lijst is per klant gegroepeerd, met een eigen sectie 'Zonder klant' voor mensen die nog nergens aan hangen, en filtert op klant, op contactsoort en op vrije tekst.

• Elke koppeling draagt zijn eigen soort en zijn eigen primair-markering.
• Verwijder je een klant, dan blijft de persoon bestaan; alleen de koppeling vervalt.
• De klantpagina toont de contactpersonen, de contactpagina toont de klanten.

Het primaire aanspreekpunt

Per klant is er precies één primaire contactpersoon; de rest staat daarnaast als de overige. De primaire herken je aan de merkkleur van de chip en aan niets anders: geen sterretje, geen icoon. Klik een andere chip aan om die tot primair te promoveren; de opslag laat maar één primaire per klant toe, en omdat kleur alleen niet leesbaar is krijgt een screenreader een apart tekstlabel.

Toevoegen waar je werkt

Je maakt een contactpersoon aan vanaf de klantpagina zelf. Typ een naam die nog niet bestaat en er verschijnt '＋ “Els de Wit” toevoegen': dat opent het volledige aanmaakvenster (echte velden plus jouw eigen aangepaste velden), vult vast in wat je typte, en koppelt de nieuwe persoon meteen aan deze klant. Andersom kan ook: staat de klant er nog niet, dan maak je die vanaf de keuzelijst op de contactpagina aan zonder het scherm te verlaten. Een e-mailadres dat al bij iemand anders staat wordt geweigerd met een duidelijke melding, want twee rijen voor dezelfde persoon is precies wat een adresboek onbruikbaar maakt.

Soorten die jij bepaalt, velden die je zelf toevoegt

Wat een contactpersoon precies is (klantcontact, technisch contact, facturatie) bepaal je zelf onder Instellingen → Contactsoorten. Een soort draagt een label per taal, een eigen volgorde en een actief-vlag, en wordt per koppeling gekozen, want iemand kan bij de ene klant het aanspreekpunt zijn en bij de andere de technisch beheerder. Zet je een soort uit of verwijder je hem, dan blijft de koppeling zelf gewoon staan. Ontbreekt er een gegeven, dan definieer je onder Instellingen → Aangepaste velden je eigen getypeerde velden op contactpersonen; ze verschijnen in het formulier, op het dossier en als kolom in de lijst. Elke wijziging landt in het activiteitenspoor met wie en wanneer, dus je ziet altijd hoe een gegeven is ontstaan.

Het adresboek in, uit, en alleen voor wie het aangaat

De lijst reist als bestand: Export neemt de hele gefilterde set mee als CSV, TSV of Excel, en Import zet hem terug door op e-mailadres bij te werken in plaats van te dubbelen. Een lege cel ontkoppelt nooit een klant, en dezelfde vijf kolommen (voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, functie) reizen mee in de klantenexport, zodat een klantenbestand zijn mensen meebrengt. Met de ✎ in de werkbalk hang je een hele selectie in één keer aan een klant, of verwijder je hem. Wie het adresboek mag zien is niet vanzelfsprekend iedereen: een collega die tot klantgroepen beperkt is, ziet alleen de contactpersonen van zijn eigen klanten, en een klantlogin ziet uitsluitend de mensen van het eigen bedrijf. Wil je die klant erbij, dan nodig je hem vanaf zijn contactkaart uit voor een portaallogin, trek je die weer in, of log je even als hem in om te zien wat hij ziet; het klantportaal is een uitbreidingsmodule met een eigen licentiesleutel, terwijl de kern van schakl. open source is (AGPL).