Het dossier achter de persoonlijke pagina

Mijn pagina, in het profielmenu

Mijn pagina hoort niet in de zijbalk thuis: de zijbalk gaat over modules, deze pagina gaat over jou. Je opent hem via het profielmenu rechtsboven. Bovenaan staan je verlofsaldo, waarin wettelijk en bovenwettelijk vakantieverlof als één getal staan, en je lopende contract met in dienst sinds, uren per week en een einddatum wanneer die er is; beide blokken komen uit de verlofmodule en verschijnen alleen wanneer die aanstaat. Daaronder staat het dossier zelf, dat ook zonder verlof werkt. Personeelsdossier is een gelicentieerde uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL), modules als deze vragen een licentiesleutel en gaan aan onder Instellingen → Modules.

Zes categorieën, één uploadformulier

Het dossier heeft een vaste indeling, zodat een getekend contract niet in dezelfde stapel belandt als een bonusafspraak. Je archiveert een bestand met een categorie, een eigen naam (bijvoorbeeld 'Contract 2026') en een optionele notitie. Bij elke regel staat de datum en wie het archiveerde; die naam wordt op het moment van uploaden vastgelegd, dus hij blijft leesbaar ook als dat account later verdwijnt. Verwijderen haalt de dossierregel en het bestand definitief weg, en zowel het toevoegen als het verwijderen komt op het activiteitenspoor van het dossier te staan.

• Contract
• Groeiplannen
• Bonusafspraken
• Voorwaarden & benefits
• CAO
• Overig

Twee rechten, en een eigen route voor de bestanden

Een dossier mogen lezen en er documenten in mogen zetten zijn twee losse rechten: 'Personeelsdossier bekijken' (het eigen dossier of dat van iedereen) en 'Dossierdocumenten beheren'. Dat iemand roosters mag beheren betekent dus niet dat diegene contracten mag inzien. Elke medewerker ziet zijn eigen dossier; wie alle dossiers mag lezen kiest bovenin een collega uit de medewerkerkiezer. De bestanden zelf gaan niet via de gewone bestandsroute maar via een eigen route die bij elke download opnieuw toetst of je dit dossier mag lezen, en die antwoordt met 'niet gevonden' in plaats van 'geen toegang': een document-id bevestigt zo nooit dat een collega dat stuk in zijn dossier heeft.

Een contract is een periode, geen veld

Een arbeidscontract loopt van een begindatum tot een einddatum, of het loopt door. Gaat iemand van 32 naar 38 uur, dan is dat een nieuwe regel en geen bewerking van de oude, want de opbouw van vorig jaar hangt aan de oude periode. Beëindigen legt alleen de einddatum vast; de regel blijft als historie staan. Contracturen zijn het juridische getal dat je intypt, los van hoeveel uur er geroosterd staat, en het verschil met de voltijdnorm is precies wat als vrije tijd kan opbouwen. Contract, werkweek en vrije tijd leg je in één wizard van drie stappen vast, via Instellingen → Team & gebruikers en ook vanaf de teamlijst onder Verlof → Team.

De werkweek hangt aan het contract, dus per datum

De werkweek is geen los veld op de persoon maar een eigenschap van de contractperiode, want een roosterwijziging is meestal ook een contractwijziging. Bij het uitrekenen van verlof zoekt de server de week per dag op, en een aanvraag die over een contractgrens heen loopt wordt dus aan beide kanten met de juiste week gerekend. Zo blijft verlof van vorig jaar geprijsd tegen het rooster van toen, ook nadat iemand in maart van vier naar vijf dagen ging. Een leeg rooster op een contract betekent 'erven', niet 'nog niet ingevuld': de terugval is expliciet en in één volgorde vastgelegd.

• Het contract dat die dag dekt
• anders het eigen rooster van de medewerker (Instellingen → Team & gebruikers)
• anders het standaardrooster van de organisatie (Instellingen → Verlof)

Een contractwijziging rekent het saldo meteen opnieuw uit

Een contract aanmaken, corrigeren of beëindigen herberekent in dezelfde transactie de automatisch afgeleide jaarsaldi van die medewerker: de wijziging en het nieuwe saldo staan samen vast, of geen van beide. Wie halverwege het jaar uit dienst gaat houdt dus een naar rato verlaagd saldo in plaats van een vol jaar, en een opslag via 'oude contract beëindigen, nieuw contract erbij' telt beide perioden mee. Handmatige correcties blijven daarbij ongemoeid en het verleden blijft bevroren: een afgesloten jaar wordt niet opnieuw geprijsd en goedgekeurd verlof wordt nooit met terugwerkende kracht herrekend. Passen er na de wijziging al ingeplande vrije dagen niet meer in het saldo, dan zet het scherm ze op een rij met een knop om ze terug te nemen; stilletjes annuleren gebeurt nooit.

Niet iedereen op het rooster staat op de loonlijst

Of een periode een dienstverband is of een freelanceopdracht, is een eigenschap van die periode en niet van de persoon: verandert de afspraak, dan is dat een nieuwe periode, precies zoals gewijzigde uren dat zijn, zodat vorig jaar geprijsd blijft onder de afspraak waaronder het werkelijk gewerkt is. Het bepaalt precies één ding, namelijk opbouw. Een freelanceperiode bouwt geen wettelijke vakantie en geen vrije tijd op, want een zzp'er factureert zijn uren en een pot zou meteen negatief staan bij de eerste week die hij vrij neemt. Verder verandert er niets: die periode draagt gewoon een werkweek, staat gewoon op het teamrooster, en een afgesproken aantal betaalde dagen leg je vast als handmatige aanspraak. En omdat plenty freelancers per opdracht werken, mag het aantal uren per week daar leeg blijven; op een dienstverband wordt datzelfde veld geweigerd, want een verzonnen 16 is een getal waar elke capaciteitsberekening daarna mee rekent alsof iemand het heeft afgesproken.

• Een freelancer legt zijn eigen beschikbaarheid vast: een dag die hij wél werkt, een dag die hij niet werkt, of een verplaatsing als paar
• Een nee weegt zwaarder dan een ja op dezelfde dag, want iemand inboeken die zei dat hij weg was is de ergere fout
• Het contract is van het bureau, de uitzonderingen zijn van de freelancer, en dat zijn twee verschillende rechten