Weet waar het budget heen ging

Aan de klant, met een budget

Een project is een opdracht van een klant: het hangt aan de klantpagina (de hub), naast contactpersonen, domeinen en afspraken. Het draagt een urenbudget (de capaciteit) en een geldbudget, allebei optioneel, want dit zijn planningsgetallen en geen boekingen. Daarnaast staan een status (actief, on hold, afgerond of gearchiveerd), een start- en einddatum, en een vlag 'standaard facturabel' die elke nieuwe urenregistratie op dit project voorinvult. De verantwoordelijke wordt bij het aanmaken overgenomen van de klant en zaait op zijn beurt de toegewezene van nieuwe taken; extra collega's hang je er los naast. Taken en geregistreerde uren horen bij het project, zodat geboekt versus budget vanzelf blijft kloppen.

Retainers die elke maand resetten

Kies of het urenbudget voor het hele project geldt of elke maand, week of dag opnieuw ingaat. Zo leg je een retainer vast als een maandelijkse urencap die op de eerste weer op nul staat. De periodegrens is een echte kalenderdag in de tijdzone van jouw organisatie, die je onder Instellingen → Huisstijl instelt en die de API toepast, niet de browser: een uur dat 's avonds wordt geboekt landt in de juiste maand, ook rond de zomertijdwissel. Koppel je een lopend abonnement met inbegrepen uren aan het project, dan komt het budget uit die afspraak zelf: het veld gaat op slot met de bron erbij genoemd, meerdere afspraken tellen op, en de periode wordt maandelijks. Werk dat een retainer al betaalt begint bovendien niet-facturabel, en dat werkt door in elke registratie die erop wordt geboekt.

• Hele project: één budget voor de looptijd
• Per maand: de retainer die maandelijks ververst
• Per week of per dag: strakkere caps voor doorlopend werk

Eén kleurschaal voor verbruik

Verbruik heeft precies één schaal: je eigen merkkleur onder 75%, amber onder 100%, rood vanaf 100%. Het percentage wordt niet afgekapt, dus een project dat over budget zit leest rood en meldt een negatieve rest; alleen de getekende balk stopt op vol. Een project zonder budget toont een streepje en laat toch zien wat het verbruikte: nooit een verzonnen totaal, nooit een geruststellende nul. Alle geboekte uren tellen mee, facturabel of niet, want intern werk aan een klantproject maakt het budget net zo goed op.

Elk getal gaat open, en meldt zich op tijd

12,5 / 40 u roept één vraag op: welke uren? Onder de budgetbalk klapt het Uren-paneel open met precies de registraties die het getal optelden, in dezelfde periode als de balk, met dezelfde ⋯ om te bewerken of te verwijderen. Vanaf daar loop je voorgefilterd door naar het volledige urenoverzicht, maar dat overzicht is nooit de enige ingang: wie wil weten waar het budget heen ging, is lang niet altijd een manager. Wachten tot iemand kijkt is trouwens niet nodig. Een dagelijkse controle waarschuwt de mensen op het project zodra het budget 75% passeert, en opnieuw bij 100%, één keer per budgetperiode; op het dashboard staan de vier gebudgetteerde projecten die op dat moment het hardst branden.

Geld uit medewerkerstarieven

Geld rekent schakl. altijd af tegen het tarief van de medewerker die de uren schreef: het persoonlijke tarief, anders het standaardtarief van de organisatie. Zo laat een project zien wat de facturabele uren tot nu toe waard zijn en wat alle geboekte tijd kost, en een factuur uit uren rekent met precies dezelfde tarieven. Uren van mensen zonder tarief worden apart gemeld, niet stilletjes op nul geprijsd. Bedragen die uit tarieven volgen zijn bovendien een eigen recht: wie ze niet mag zien, ziet ze niet, terwijl de urenbalk voor iedereen op het project gewoon leesbaar blijft.

De projectpagina als werkplek

Onder de budgetbalk staat het werk zelf. De taken van het project vormen een lijst waarin je inline toevoegt, afvinkt en sleept om de volgorde te bepalen; daarnaast horen documenten bij het project, met upload en verwijdering die allebei in het activiteitenspoor landen. De omschrijving gebruikt de gedeelde editor met @-vermeldingen en #-verwijzingen naar taken, en je eigen aangepaste velden verschijnen ernaast. De rest van het beeld komt uit je andere modules: Uren, Contactmomenten en Abonnementen dragen hun eigen paneel bij, en in de kop leg je meteen een contactmoment vast. De lijst reist als spreadsheet in en uit en met de ✎ pas je status, klant of 'standaard facturabel' over een hele selectie aan. Projecten is een uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL) en modules als deze draaien op een licentiesleutel die de beheerder onder Instellingen → Licentie invult; verloopt die, dan wordt de module alleen-lezen en blijven je projecten, budgetten en uren gewoon leesbaar.