Eén bord, jouw workflow

Eén bord, gegroepeerd per status

Taken staan gegroepeerd onder de statussen die jij hebt ingericht, in jouw volgorde. Het is geen kanban met kolommen die naar rechts uitwaaieren, maar secties in dezelfde lijst die je overal gebruikt: klaar-secties beginnen ingeklapt, en sorteren ordent binnen een sectie, nooit eroverheen. Je filtert op klant, project, toegewezene, status, label, vrije tekst en op deadline (over tijd, vandaag of deze week), en je kiest zelf welke kolommen zichtbaar zijn (labels, verantwoordelijke, prioriteit, deadline, checklist), per persoon bewaard. Onder de lijst staat dezelfde pagineerbalk als overal: nooit de eerste tweehonderd met een excuus erbij.

Statussen, labels en prioriteiten naar jouw hand

De statusreeks is geen vaste lijst in de code maar tenant-data onder Instellingen → Taakstatussen: hernoem, herorden, verkleur en breid uit. Labels beheer je onder Instellingen → Taaklabels, org-breed en met een eigen kleur, en je maakt er ook een aan zonder de taak te verlaten. Een taak met hoge prioriteit staat overal in luid rood. Zo leest het bord zoals jouw bureau werkt, niet zoals wij het ooit bedachten.

• Startstatus: waar een nieuwe taak in valt.
• Eindstatus: markeert de taak als klaar en stempelt de afrondtijd.
• Afrondmoment verplicht: een status kan een gekoppeld contactmoment eisen, zodat 'klaar' echt 'besproken met de klant' wordt.

Checklists, opmerkingen en de klant die meekijkt

Elke taak draagt checklists; de voortgang staat als n/m op de kaart en in elke lijst, en wordt groen zodra alles is afgevinkt. Items hebben een titel en een uitleg in markdown, dus het 'hoe' hoort bij het 'wat', en vink je het laatste item af dan biedt schakl. meteen aan de taak af te ronden. Een checklist die vaker terugkomt sla je op in de org-brede bibliotheek en hang je met één klik onder een volgende taak. In de opmerkingen noem je met @ een collega of een contactpersoon van de klant en verwijs je met # naar een andere taak; bewerken en verwijderen mag, met een 'bewerkt'-markering erbij. Een taak kun je zelfs aan de contactpersoon van de klant toewijzen wanneer je op hém wacht, en met 'Zichtbaar voor klant' (standaard uit) mag een portaalcontact van die klant de taak zien en erop reageren. Links en echte bestandsbijlagen horen er ook bij.

Sjablonen: één keer vastleggen, overal toepassen

Terugkerend werk (onboarding, een maandelijkse oplevering) leg je vast als org-breed takensjabloon onder Taken → Sjablonen: taken met prioriteit, relatieve deadline, tijdbudget, een checklist en desgewenst een verplicht contactmoment. Pas het handmatig toe op een klant, laat het automatisch afvuren zodra een klant een bepaalde status krijgt, of hang het aan een abonnementstype, zodat de eerste activering van een nieuwe retainer de onboarding zelf op de klant zet. Zo begint elk traject compleet, in plaats van vanaf een leeg bord.

• Handmatig toepassen, of automatisch bij een klantstatus of een eerste abonnementsactivering.
• Deadlines rekenen vanaf de toepasdatum, plus zoveel dagen.
• Toewijzing volgt de verantwoordelijke van de klant op dat moment, niet een naam van toen.

Werk dat terugkomt, en werk dat je inplant

Een taak mag zichzelf herhalen: dagelijks, wekelijks, maandelijks, per kwartaal of jaarlijks, in een van twee modi. 'Na afronden' maakt de volgende pas aan zodra je deze afvinkt, wat past bij werk dat op elkaar volgt; 'Op schema' maakt hem op het interval aan of de vorige nu klaar is of niet, wat past bij een maandrapportage die hoe dan ook af moet. Labels en checklists verhuizen mee naar de volgende. Een deadline is bovendien geen planning: met 'Taak inplannen' zet je een of meer echte tijdblokken op de agenda (datum, starttijd, duur, notitie), voor jezelf of, met het juiste recht, voor een collega. Die blokken staan in de gedeelde Agenda, laten zich naar een andere dag slepen, spiegelen naar je eigen Google Calendar, en een blok dat voorbij is biedt 'Uren registreren' aan, waarmee de echte urenregistratie ontstaat. Naast het tijdbudget per taak, dat naast de geboekte tijd leest als 'x over' of 'x over budget', meldt een dagelijkse controle wat te laat is en wat binnenkort verloopt, volgens de drempel die elke collega zelf instelt.

Te laat is luid, en alles staat in de trail

Werk over tijd is overal luid rood: op rijen, in tellingen en op de dashboardwidgets, zodat het nooit wegvalt in de lijst. Een deadline naar achteren schuiven vraagt om een reden, en die reden komt met de nieuwe datum in het spoor te staan. Elke betekenisvolle wijziging landt daar trouwens: aangemaakt, van status veranderd, becommentarieerd, checklistitem afgevinkt, bijlage toegevoegd, ontstaan uit een herhaling of een sjabloon. De naam van de actor is een momentopname, dus het werk van een vertrokken collega wordt nooit stilletjes 'het systeem', en wie namens iemand anders inlogde staat er met naam naast. Met de ✎ in de werkbalk pas je status, toegewezene, prioriteit, project, klant of deadline over een hele selectie aan; een rij die niet mag (andermans taak, een status die eerst een contactmoment eist) wordt gemeld in plaats van dat de hele batch faalt. Exporteren kan altijd; importeren maakt bewust alleen nieuwe taken aan, want taaktitels mogen best twee keer bestaan en een verzonnen sleutel zou de verkeerde rij overschrijven.