Van timer tot factuur

Registreren zoals het uitkomt

Start de timer en laat hem lopen, of typ achteraf een regel bij met Van, Tot en een pauze in minuten. Het duurveld denkt mee: 1:30 en 90m leveren allebei anderhalf uur op, en een eindtijd vóór de begintijd loopt gewoon door naar de volgende dag, dus een nachtklus klopt zonder trucje. De weekstaat legt je hele week als raster neer, per klant, project en taak, met dagtotalen en een weektotaal eronder. Of je daar de volledige week of alleen de werkweek (ma–vr) ziet, is een persoonlijke voorkeur en geen instelling die je collega's meekrijgen.

• Eén lopende timer per persoon, met start, stop en de stand van nu.
• Handmatige regels met datum, duur, klant, project en taak.
• Uren-typen (Werk, E-mail, of je eigen labels) richt je in onder Instellingen → Uren-typen.
• Elke keuzelijst biedt "＋ toevoegen": een klant of project dat nog niet bestond maak je aan zonder het formulier te verlaten.

Wat de weekstaat er zelf bij zet

Wat je typt terwijl je nog bezig bent, wordt na een seconde als concept van die dag bewaard; je ziet het staan met het label Concept en de tijd waarop het is opgeslagen. Een concept telt nergens in mee: niet in de dagtotalen, niet in goedkeuring en niet in facturatie. Je maakt het af of je verwerpt het, en oude concepten ruimt de nachtelijke opruiming zelf op. Goedgekeurd verlof en actieve feestdagen verschijnen als eigen regel in de weekstaat, dus je week telt op zonder dat iemand verlof als urenregistratie invoert en het per ongeluk twee keer staat.

Beschikbare uren terwijl je boekt

Kies een project en het paneel Beschikbare uren laat meteen zien wat er nog in zit voor deze periode, vóór je opslaat en niet op een ander scherm achteraf. Dekt een abonnement de uren, dan staat erbij uit welke overeenkomst ze komen. De burn-kleuren lopen mee: onder 75% je eigen merkkleur, amber tot 100%, rood zodra het budget vol is, en de balk blijft doortellen hoever je eroverheen gaat. Ook niet-facturabel werk eet het budget op, want een uur is een uur. De vlag Facturabel komt standaard van het project, dus werk op een project dat een retainer al betaalt begint niet-facturabel in plaats van dat iemand het achteraf corrigeert.

Inspreken of in één zin

Heb je een AI-aanbieder ingesteld onder Instellingen → AI, dan komt er Snel toevoegen bij op het urenscherm: je typt "gisteren 14:00-16:30 website Jansen, homepage overleg" en het formulier wordt ingevuld, met klant, project, taak, tijden en omschrijving opgezocht in je eigen data. Naast dat veld staat een microfoon, zodat je een registratie kunt inspreken in plaats van typen. Vul mijn dag aan vergelijkt je dag met je rooster en stelt regels voor waar iets ontbreekt, met de onderbouwing erbij. In alle drie de gevallen wordt er niets opgeslagen: je krijgt een ingevuld formulier en jij drukt op opslaan. Staat er geen aanbieder ingesteld, dan is er op dit scherm geen AI-knop te zien.

Goedkeuren, vastzetten en factureren

Het Urenoverzicht (Overzicht → Uren) bundelt de uren van het hele team en filtert op medewerker, klant, project, periode, type, facturabel, goedgekeurd en gefactureerd. De totalen onderaan tellen de hele filterset op en niet alleen de pagina die je toevallig ziet. Een manager keurt daar in bulk goed; goedgekeurde uren zijn daarna vergrendeld voor wie niet mag goedkeuren, dus een afgetekende week blijft zoals hij is afgetekend. Goedkeuring ongedaan maken haalt de facturatie mee terug, zodat die twee elkaar nooit tegenspreken. Op maandagochtend krijgt iedereen wiens vorige week leeg bleef één herinnering, en wie die hele week goedgekeurd verlof had wordt overgeslagen.

• Statuspil per regel: Goed te keuren, Goedgekeurd, Te factureren, Gefactureerd, met de naam van wie het goedkeurde.
• Markeer een selectie in bulk als gefactureerd, of draai dat terug.
• Nog te factureren uren zet goedgekeurde, facturabele en nog niet gefactureerde uren om in een factuur.
• Je eigen kolommen: datum, medewerker, klant, project, taak, omschrijving, type, duur, facturabel, status, goedgekeurd door, gefactureerd op.

Waar de uren verder opduiken, en wat de module kost

Uren blijven niet op het urenscherm hangen. De klantpagina krijgt een paneel Uren met het totaal en de tien recentste registraties van het hele team plus een snelactie die de klant al invult; de projectpagina zet de registraties achter de budgetbalk. Op Mijn dag staan Uren vandaag (met de lopende timer) en Team deze maand. Overzicht → Productiviteit zet uren, facturabel aandeel, goedkeuring en actieve dagen per medewerker naast elkaar, en Overzicht → Omzet laat de maanden van dit jaar naast vorig jaar zien met je grootste klanten erbij. Een hele filterset gaat als spreadsheet naar buiten, en een sheet met uren komt er langs dezelfde weg weer in. Urenregistratie is een uitbreidingsmodule: de kern van schakl. is open source (AGPL) en modules als deze werken op een licentiesleutel die je installeert onder Instellingen → Licentie. Verloopt die, dan wordt de module alleen-lezen: lezen en exporteren blijven werken, alleen schrijven wacht op een nieuwe sleutel.