Opslag & verzending Beschikbaar
E-mailbezorging
Uitgaande e-mail is één instelling voor de hele organisatie: één verzender, één handtekening, één huisstijl. Wat je klant leest, herschrijf je in hetzelfde scherm.
Wat je nodig hebt
- Een API-sleutel bij Brevo, SendGrid of SMTP2GO, of de gegevens van je eigen SMTP-server: host, poort, beveiliging, gebruikersnaam en wachtwoord.
- Een afzenderadres op een domein dat je mag gebruiken. SPF en DKIM regel je bij je provider; de app controleert ze niet.
- Het recht settings.email.manage, dat standaard alleen bij beheerders zit.
- Merknaam, logo en primaire kleur ingevuld onder Instellingen → Huisstijl: dat is de verpakking waarin de mail vertrekt.
Zo koppel je het
- 1 Ga naar Instellingen → E-mail, in de groep Communicatie & koppelingen. Het hele scherm zit achter
settings.email.manage, ook het lezen ervan: er staan API-sleutels en SMTP-wachtwoorden in. - 2 Kies bij Provider je verzender: Eigen SMTP-server, Brevo, SendGrid of SMTP2GO. De keuze Inbegrepen e-mail verschijnt alleen als de beheerder van de installatie een verzender aanbiedt aan jouw organisatie.
- 3 Vul Afzendernaam en Afzenderadres in (allebei verplicht) en eventueel een Antwoordadres. Bij eigen SMTP komen daar SMTP-server, Poort (standaard 587), Beveiliging (STARTTLS, SSL/TLS of Geen), Gebruikersnaam en Wachtwoord bij; bij Brevo, SendGrid en SMTP2GO alleen een API-sleutel. Opgeslagen geheimen komen nooit terug uit de API; het veld leeg laten behoudt wat er staat.
- 4 Plak eventueel een E-mailhandtekening; HTML mag. Die wordt op het verzendpunt onder elke uitgaande mail gezet, zonder dat je hem per scherm hoeft te herhalen. Leeg laten betekent geen handtekening.
- 5 Sla op en druk op Verstuur testmail. Lukt het, dan lees je Testmail verzonden; controleer je inbox. Lukt het niet, dan krijg je de foutmelding van je provider zelf te zien, en daar is de knop voor.
- 6 Zet je huisstijl klaar onder Instellingen → Huisstijl: Merknaam, Merknaam naast het logo tonen, Logo en Primaire kleur. Dat is wat er om elke mail heen komt; de interne organisatienaam komt er nooit in.
- 7 Herschrijf de klantmails onderaan hetzelfde scherm, bij E-mailsjablonen. Per soort en per taal één kaart met Onderwerp en HTML-inhoud, de beschikbare variabelen erbij, een badge Aangepast of Standaard in gebruik, en een Verstuur test die een realistisch voorbeeld naar jezelf stuurt. Beide velden leegmaken zet die soort terug op het ingebouwde sjabloon.
Over HTTP, niet over poort 587
Brevo, SendGrid en SMTP2GO worden aangesproken op hun officiële HTTP-API, niet op hun SMTP-relay. Dat scheelt twee keer: een JSON-foutmelding kun je lezen en een SMTP-dialoog niet, en uitgaand verkeer over 443 komt langs firewalls die 587 dichthouden. Wil je liever je eigen mailserver, dan kies je Eigen SMTP-server en vul je host, poort en beveiliging zelf in.
Welke verzender wint
Per mail wordt in vaste volgorde gekozen. Let op het verschil tussen opgeslagen en actief: een organisatie op inbegrepen e-mail heeft niets opgeslagen en verstuurt prima. Het scherm zegt dan Actief: Inbegrepen e-mail, met daaronder wie de afzender is.
- Heb je een eigen verzender ingesteld, dan gaat alles daarlangs.
- Zo niet, dan de verzender van de installatie, mits de beheerder die aanbiedt en jouw organisatie er recht op heeft.
- Geen van beide: de mail vertrekt niet en meldt dat e-mail nog niet is ingesteld.
Wat je klant leest, schrijf je zelf
De sjabloon-editor toont alleen de soorten van de modules die jouw organisatie aan heeft staan, en elke soort staat er per taal in. Elke gedeclareerde variabele wordt altijd ingevuld, desnoods met niets: een losse {reference} belandt nooit in de inbox van een klant.
- Kern: Uitnodiging en Wachtwoord herstellen, met {brand}, {name} en {link}.
- Facturatie: factuur, offerte en herinnering, met onder meer nummer, bedrag, vervaldatum en openstaand saldo.
- Rapportage: het maandrapport, met klant, periode, afzender en de link.
Ook gewoon leesbaar in Outlook
Elke mail gaat multipart de deur uit en het tekstdeel wordt als eerste geschreven: het staat op zichzelf en bevat elke link die de mail belooft. De HTML is expres ouderwets (tabellen, inline stijlen, 600 pixels breed, geen webfonts) omdat Gmail grote mails afkapt en Outlook met Word rendert. Bijlagen horen erbij: een verstuurde factuur neemt zijn eigen PDF mee. De taal is die van de ontvanger, anders die van de organisatie, anders Nederlands; datums staan Europees.
Rechten
Geef deze rechten aan de rol die deze koppeling beheert (Instellingen → Rollen). Standaard alleen voor beheerders, en nooit voor de rol client.
-
settings.email.manageHet hele scherm Instellingen → E-mail: de verzender lezen, opslaan en verwijderen, een testmail sturen en de sjablonen bewerken. Standaard alleen beheerders, ook voor het lezen, want er staan sleutels en wachtwoorden in. -
settings.branding.writeInstellingen → Huisstijl: het logo, de merknaam en de primaire kleur waarin elke uitgaande mail wordt verpakt. Standaard alleen beheerders.
Wat het bewust niet doet
- Geen bezorgcijfers in de app: geen bounce-overzicht, geen SPF- of DKIM-controle en geen blokkeerlijst. Wat er met een mail gebeurde, lees je in het dashboard van je provider.
- Alleen de soorten die in de sjabloon-editor staan zijn te herschrijven; notificatiemails vallen daarbuiten.
- Op inbegrepen e-mail is de afzender het adres van de installatie, want SPF en DKIM horen bij het domein van de beheerder. Wil je je eigen domein in de afzender, stel dan je eigen verzender in.
- Brevo, SendGrid en SMTP2GO lopen over hun HTTP-API; hun SMTP-relays worden niet aangesproken.
- De HTML blijft expres ouderwets: geen flex of grid, geen webfonts, geen aparte donkere variant.
- In sjabloonteksten wordt alleen {variabele} vervangen; er is geen enkelvoud- of meervoudlogica, dus schrijf een zin die met elk getal klopt.
Waar je het vindt Instellingen → E-mail voor de verzender, de handtekening en de sjablonen; Instellingen → Huisstijl voor het logo, de merknaam en de kleur waarin elke mail wordt verpakt.
Lees de handleiding