Uitgaande e-mail

schakl. verstuurt zelf mail: een uitnodiging aan een collega, een wachtwoordherstel, een factuur, een offerte, een betalingsherinnering, een maandrapportage en de meldingen die je per e-mail wilt ontvangen. Je koppelt daarvoor één keer een transport, en elke uitgaande mail vertrekt daarna onder jullie eigen merknaam, logo en kleur.

Waar je het vindt

Instellingen → E-mail, in de groep Integraties. Het hele scherm zit achter het recht settings.email.manage (standaard alleen beheerders), ook het lezen: de configuratie bevat API-sleutels en SMTP-wachtwoorden.

Bovenaan staat wat er op dit moment daadwerkelijk verstuurt: Actief: Brevo (of welke provider dan ook) met daaronder Verstuurd als naam (adres), of Nog niet ingesteld met een oranje stip.

Een provider kiezen

Provider	Wat je invult
Eigen SMTP-server	SMTP-server, Poort (587), Beveiliging (STARTTLS / SSL/TLS / Geen), Gebruikersnaam, Wachtwoord
Brevo	API-sleutel
SendGrid	API-sleutel
SMTP2GO	API-sleutel
Inbegrepen e-mail	niets; alleen zichtbaar als de beheerder van de installatie dit heeft aangezet

De drie diensten lopen via hun officiële HTTP-API, niet via hun SMTP-relay. Dat scheelt twee dingen: een foutmelding komt terug als leesbare tekst in plaats van als een SMTP-dialoog, en uitgaand verkeer over 443 werkt op hosts waar poort 587 dichtstaat.

Afzendernaam en Afzenderadres zijn verplicht; Antwoordadres is optioneel. Sleutels en wachtwoorden worden versleuteld opgeslagen en nooit teruggegeven aan de browser: in het veld staat daarna alleen “Opgeslagen; laat leeg om te behouden”.

De testmail

Vul de velden in en klik Opslaan.
Klik Verstuur testmail. De testmail gaat naar je eigen e-mailadres en gebruikt de opgeslagen instellingen, dus opslaan vóór testen is geen formaliteit.
Bij succes lees je “Testmail verzonden; controleer je inbox”. Mislukt het, dan toont het scherm de foutmelding van de provider zelf (“Versturen mislukt: …”). Dat is precies waar de knop voor bestaat: een afgewezen inlog of een geblokkeerd afzenderadres staat er letterlijk.

Handtekening

Het veld E-mailhandtekening neemt HTML aan (het voorbeeld in het veld is <p>Met vriendelijke groet,<br>{name}</p>). Wat je hier zet komt automatisch onder elke uitgaande mail; er is geen tweede plek waar je dit per soort mail hoeft te herhalen. De HTML wordt op de server opgeschoond, zowel bij opslaan als bij versturen. Leeg laten betekent geen handtekening.

Logo, merknaam en kleur waarin de mail wordt verpakt komen uit Instellingen → Huisstijl. De interne naam van de organisatie wordt nooit in een mail gebruikt, en de naam schakl. komt in geen enkele verstuurde mail voor.

E-mailsjablonen

Onder de transportinstellingen staat de sectie E-mailsjablonen: per soort mail en per taal een Onderwerp en een HTML-inhoud. Boven de sectie kies je de taal die je bewerkt; elke vertaling is optioneel.

Soort mail	Van	Beschikbare variabelen
Uitnodiging	kern	`{brand}` `{name}` `{link}`
Wachtwoord herstellen	kern	`{brand}` `{name}` `{link}`
Factuur versturen	facturatie	`{brand}` `{number}` `{company}` `{contact}` `{total}` `{date}` `{due_date}` `{reference}`
Offerte versturen	facturatie	zoals de factuur, met `{valid_until}` in plaats van `{due_date}`
Betalingsherinnering	facturatie	zoals de factuur, plus `{outstanding}` en `{days}`
Maandrapportage	rapportage	`{brand}` `{client}` `{contact}` `{period}` `{sender_name}` `{link}`

De lijst volgt de modules die jouw organisatie aan heeft staan: zet je facturatie uit, dan verdwijnen die drie mails hier ook. Per kaart zie je een badge Aangepast of Standaard in gebruik, een uitklapbare Toon het ingebouwde standaardsjabloon en een knop Verstuur test die een realistisch voorbeeld naar je eigen adres stuurt. Maak je beide velden weer leeg, dan valt die mail terug op het ingebouwde sjabloon.

Onderaan het scherm staat Configuratie verwijderen; de bevestiging zegt er eerlijk bij dat uitgaande e-mail daarna uit staat.

Inbegrepen e-mail (beheerder van de installatie)

Wil je als beheerder een transport meeleveren dat organisaties zonder eigen instellingen gebruiken, zet dan SCHAKL_INSTANCE_EMAIL_ENABLED=true, kies SCHAKL_INSTANCE_EMAIL_PROVIDER (smtp, brevo, sendgrid of smtp2go), vul SCHAKL_INSTANCE_EMAIL_FROM en SCHAKL_INSTANCE_EMAIL_FROM_NAME, en daarnaast óf de SMTP-variabelen (_HOST, _PORT, _SECURITY, _USERNAME, _PASSWORD) óf SCHAKL_INSTANCE_EMAIL_API_KEY. Pas dan verschijnt de knop Inbegrepen e-mail in het providerlijstje.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard
`settings.email.manage`	Instellingen → E-mail: transport lezen, opslaan en verwijderen, testmail, sjablonen	Beheerder
`settings.branding.write`	Instellingen → Huisstijl: logo, merknaam en kleur waarin elke mail wordt verpakt	Beheerder

Goed om te weten

“Opgeslagen” en “actief” zijn twee verschillende antwoorden. Een organisatie die op inbegrepen e-mail draait heeft niets opgeslagen en verstuurt toch prima. Kijk dus naar de regel “Actief: …” bovenaan, niet naar het formulier eronder.
Meldingsmails zijn niet aanpasbaar. Alleen de soorten die in de sjabloonsectie staan kun je herschrijven; de meldingen uit Instellingen → Standaardmeldingen niet.
Er is geen afleverdashboard. schakl. houdt geen bounces bij, controleert je SPF of DKIM niet en heeft geen blokkeerlijst. Wat er met een verzonden mail gebeurt lees je in het dashboard van je provider.
Elke variabele lost altijd op, desnoods naar een lege tekst; een niet-ingevulde {reference} belandt dus nooit letterlijk in de inbox van je klant.
De taal van een mail is die van de ontvanger, anders de standaardtaal van de organisatie, anders Nederlands. Datums staan Europees (dd-mm-jjjj).
De HTML van een mail is bewust ouderwets: geneste tabellen, stijlen inline, 600 px breed en geen webfonts. Dat is geen slordigheid maar de enige opmaak die het in Outlook en Gmail overleeft; houd je eigen sjablonen in dezelfde stijl.
Is er niets ingesteld, dan mislukt een verzending met de melding “E-mail is nog niet geconfigureerd (Instellingen → E-mail)”.

Verder lezen

Meldingen Welke gebeurtenissen per e-mail uitgaan.

Facturatie De drie mails die je klant leest.

Bestandsopslag Waar bijlagen en logo's landen.