Import & export

Je hoeft niets over te typen. Heb je je klanten in een spreadsheet, een boekhoudpakket of een oud systeem staan, dan breng je ze in één keer binnen: je kiest een bestand of plakt een tabel, je geeft aan wat elke kolom betekent, en je ziet vooraf precies wat er gaat gebeuren.

Alles staat bij elkaar onder Instellingen → Import & export. Op de lijsten zelf zitten dezelfde knoppen, naast de kolommenkiezer, waarbij de export je huidige filters volgt.

Wat je kunt importeren

• CSV (komma of puntkomma gescheiden)
• TSV en tab-gescheiden tekst
• Excel (.xlsx), met een keuze uit de werkbladen
• Een geplakte tabel: kopieer de cellen in Excel of Google Spreadsheets en plak ze rechtstreeks in het venster

Het bestandstype wordt herkend aan de inhoud, niet aan de extensie. Ook de tekencodering wordt herkend, dus een export uit een Nederlandse Excel met accenten in de namen wordt gewoon gelezen.

Maximaal 2.000 rijen per keer. Grotere bestanden splits je op; er wordt nooit stilzwijgend een deel geïmporteerd.

De kolommen toewijzen

Na het inlezen zie je een regel per kolom uit jouw bestand, met de eerste voorbeeldwaarden uit die kolom erbij. Daarachter kies je wat die kolom in schakl. betekent: naam, klantnummer, plaats, een eigen veld, of niet importeren.

schakl. vult die keuze alvast voor je in op basis van je kolomkoppen. “Klantnummer”, “Bedrijfsnaam” en “Plaats” worden dus meteen goed gezet; wat het niet herkent laat het leeg, zodat je zelf kiest in plaats van iets verkeerds te erven. Kolommen die je niet toewijst worden overgeslagen. Een bestand met tien kolommen waarvan er drie relevant zijn hoef je dus niet eerst op te schonen.

Door de voorbeeldwaarden zie je meteen of er iets niet klopt: een verschoven kolom of een verkeerd gelezen bestand valt op vóórdat er iets is opgeslagen.

De contactpersoon in dezelfde rij

Een klantenlijst bevat vaak ook de contactpersoon. Die kolommen (voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, functie) kun je gewoon toewijzen bij een klantimport. De contactpersoon wordt aangemaakt, aan de klant gekoppeld en als eerste contactpersoon de primaire.

Bijwerken of aanmaken

Een import werkt records bij die er al zijn en maakt de rest aan. Waarop dat wordt herkend verschilt per soort:

Soort	Herkend aan
Klanten	klantnummer, anders de naam
Contactpersonen	e-mailadres
Projecten	projectnaam; de klantkolom matcht op naam
Abonnementen	abonnementsnaam; een gewijzigd bedrag breidt de prijshistorie uit
Abonnementstypes	de sleutel van het type
Standaardabonnementen	naam
Domeinen	de domeinnaam, genormaliseerd (een geplakte URL wordt eerst teruggebracht tot het hoofddomein)
Websites	het domein waar de site op staat; de klant komt van dat domein
Hosting	naam
Domeintarieven	altijd toegevoegd; een regel voor een datum die al bestaat wordt ter plekke gecorrigeerd
Taken, urenstaten	altijd nieuw

Bij klanten telt het klantnummer zwaarder dan de naam: een klant die je hebt hernoemd komt zo op zichzelf terecht en niet als tweede klant binnen. Bevat je bestand allebei, dan kun je zelf kiezen waarop er wordt herkend.

Waar “altijd nieuw” staat is er geen eerlijke sleutel om op bij te werken: taaktitels en urenregels mogen legitiem herhalen. Exporteren kan bij al deze soorten wel gewoon.

Eerst controleren, dan importeren

Bestand controleren rekent de hele import door zonder iets op te slaan: hoeveel records er nieuw zijn, hoeveel er worden bijgewerkt, en welke rijen een fout bevatten, met het rijnummer erbij zoals je het in je spreadsheet telt. Pas na een schone controle kun je op Importeren klikken.

Een import is alles of niets. Zit er een fout in, dan wordt er niets opgeslagen, ook niet de rijen die wel klopten. Je repareert je bestand en probeert het opnieuw, zonder dat je de helft al binnen hebt staan.

Exporteren

Elke export bevat de volledige lijst zoals je hem op dat moment gefilterd hebt, niet alleen de zichtbare pagina. Je eigen velden staan erbij. De kolomkoppen zijn vaste sleutels, dus een export die je bewerkt en terugzet wordt herkend en werkt de bestaande records bij: dat is de eenvoudigste manier om in bulk iets te wijzigen.

Rechten

Importeren en exporteren in bulk is een apart recht, in te stellen per rol onder Instellingen → Rollen, bovenop het gewone lees- of schrijfrecht op de soort zelf. Klanten met een portaallogin kunnen dus nooit een lijst uitdraaien. Zie je bepaalde kolommen niet, dan heb je geen schrijfrecht op de module die ze bijdraagt.