Google Workspace

Je bureau werkt al in Google Workspace: de afspraken staan in Google Agenda, de opleveringen in een gedeelde Drive en de klantgeschiedenis in de mailboxen van je collega’s. De module Google Workspace haalt die drie naar het klantdossier toe, in plaats van iedereen te vragen anders te gaan werken.

Waar je het vindt

Instellingen → Google Workspace (in de groep Integraties): de instelling voor het hele bureau, met de OAuth-client, de onderdelen, de Drive-indeling en het Gmail-beleid.
Instellingen → Mijn account, kaart Google-account: hier koppelt elke medewerker zichzelf.
Daarna zie je het terug in Agenda (de bron Google Agenda), in het paneel Drive op de klant-, project- en taakpagina, en in Interacties.

Google Workspace is een gelicentieerde module; onder Instellingen → Modules heet hij Google Workspace. Zie Licenties.

Je eigen Google Cloud-project

Elk bureau registreert zijn eigen OAuth-client. Dat is geen omweg maar de kern van de opzet: een toestemmingsscherm dat op Internal staat (alleen je eigen Workspace-domein) mag de zware rechten vragen die deze module nodig heeft, namelijk Gmail lezen en volledige Drive-toegang, zonder het verificatietraject van Google.

Maak één Google Cloud-project voor je bureau. Registreer onder APIs & Services → Credentials een OAuth 2.0 Client ID van het type Web application, en zet het toestemmingsscherm op Internal.
Zet in datzelfde project de API’s aan die je gaat gebruiken (APIs & Services → Library): Google Calendar API, Google Drive API en Gmail API. Gebruik je ook de marketingmodule, kijk dan bij Marketingbronnen; die vraagt om nog vier API’s.
Open Instellingen → Google Workspace. Bovenaan staat het alleen-lezen veld Redirect-URI met de knop Kopiëren. Plak die waarde bij je OAuth-client onder Authorized redirect URIs. Google vergelijkt hem letterlijk, dus typ hem niet zelf over.
Vul Client-ID en Clientgeheim in en sla op. Het geheim wordt versleuteld opgeslagen; laat het veld bij een volgende keer opslaan leeg om het bewaarde geheim te behouden.
Vink onder Onderdelen aan wat je gebruikt: Agenda, Drive, Gmail. Alleen wat hier aan staat, wordt straks aan je medewerkers gevraagd.

Drive-indeling

Vul Gedeelde Drive-ID, Bovenliggende map voor klantmappen (ID) en eventueel Sjabloonmap (ID) in. Dat zijn de ruwe map-ID’s uit de Drive-URL; een mapkiezer is er nog niet. Kies bij Automatiseringsaccount een al gekoppelde collega: het achtergrondwerk draait onder diens toegang. Met Maak automatisch een map voor elke nieuwe klant krijgt elke nieuwe klant zijn eigen map, gevormd naar het sjabloon. Voor klanten die er al waren is er Mappen voor bestaande klanten met de knop Mappen aanmaken; die koppelt een bestaande map met dezelfde naam alsnog.

Gmail-beleid

Bij Nieuwe gekoppelde e-mails kies je tussen “Eigenaar keurt goed voordat de inhoud wordt vastgelegd” (standaard) en “Direct vastleggen, inclusief inhoud”. Vervolgberichten in een gekoppeld gesprek bepaalt hetzelfde voor een volgend bericht in een gesprek dat al aan een klant hangt. Ook e-mail tussen collega’s oppikken staat uit; interne e-mail wacht hoe dan ook altijd op beoordeling. Het beoordelen zelf staat bij Contactmomenten.

Elke medewerker koppelt zichzelf

Ga naar Instellingen → Mijn account, kaart Google-account, en klik Google koppelen. Boven de knop staat onder “Koppelen geeft toegang tot:” precies wat er gevraagd wordt. Staat Gmail aan, dan is er het vinkje Koppel ook mijn mailbox (Gmail); gebruik je ook marketing en mag je koppelingen beheren, dan zitten de marketingrechten in dezelfde toestemming.

Na het koppelen toont de kaart het gekoppelde Google-adres, de badge Gekoppeld of Aandacht nodig, de schakelaar Registreer mijn e-mail in het CRM, het veld Uitgesloten Gmail-label (berichten met dat label worden nooit vastgelegd) en Google-account ontkoppelen. Ontkoppelen trekt de toegang bij Google in; wat al is vastgelegd blijft staan.

Wat de drie onderdelen doen

Agenda. In het scherm Agenda komt de bron Google Agenda erbij, met je eigen afspraken. Die worden uit schakl.’s eigen kopie gelezen, niet live bij Google opgehaald. Andersom wordt goedgekeurd verlof naar je eigen Google Agenda geschreven, als “Verlof: (verloftype)” met de uren per dag in de notities, en een ingeplande taak als “Taak: (titel)”. Wordt de aanvraag ingetrokken, afgewezen of het blok verwijderd, dan verdwijnt de afspraak weer.

Drive. Op de klant-, project- en taakpagina staat het paneel Drive. Je bladert daar door de map van de klant met jouw eigen Drive-rechten, maakt met Nieuwe map submappen, uploadt bestanden rechtstreeks en koppelt bestaande bestanden met Koppelen aan dit record. Ontkoppelen haalt alleen de koppeling weg: het bestand in Drive blijft onaangeroerd.

Gmail. Elke vijf minuten worden de aangemelde mailboxen nagelopen. Berichten waarvan een deelnemer een bekende contactpersoon is, komen als “te beoordelen” op de lijst bij Interacties; pas na goedkeuring door de eigenaar van de mailbox wordt de inhoud opgehaald en met het team gedeeld. schakl. verstuurt nooit e-mail via Gmail; uitgaande post loopt via Instellingen → E-mail.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard bij
`google.settings.manage`	Google-integratie beheren, inclusief Mappen aanmaken	Beheerder
`google.connection.manage`	Eigen Google-account koppelen	Beheerder, Medewerker
`google.calendar.read`	Google Agenda-afspraken bekijken	Beheerder, Medewerker
`google.drive.read`	Drive-bestanden bekijken	Beheerder, Medewerker
`google.drive.write`	Drive-bestanden koppelen en uploaden	Beheerder, Medewerker

Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen.

Goed om te weten

De Redirect-URI volgt je eigen hostnaam. Verhuis je de werkomgeving naar een ander domein, dan moet de nieuwe URI opnieuw bij de OAuth-client worden geregistreerd, anders weigert Google het koppelen.
De eerste Gmail-polling haalt niets op. Die legt alleen het startpunt vast: bestaande mail wordt niet met terugwerkende kracht ingelezen. Blijft een mailbox ongeveer een week onaangeroerd, dan begint hij opnieuw bij het startpunt en wordt het gat overgeslagen.
De agenda schrijft één kant op. Verlof en ingeplande taken gaan naar Google; Google-afspraken komen alleen ter inzage terug. Een afspraak die je in Google wijzigt, verandert niets in schakl.
Drive-koppelingen zijn verwijzingen. schakl. bewaart de bestanden niet zelf. Verwijder je een bestand in Drive, dan wijst de koppeling nergens meer naar.
Automatische klantmappen doen niets zolang niet alles klopt: Drive aan, het vinkje aan, een automatiseringsaccount gekozen en een bereikbare hoofdmap of gedeelde Drive.
Een foutmelding van Google heeft twee oorzaken en twee oplossingen. Staat de API niet aan in je Cloud-project, dan helpt opnieuw koppelen niet en wordt het ook niet aangeboden. Ontbreken de rechten, dan is opnieuw koppelen wél de oplossing; de kaart springt dan op Aandacht nodig en de eigenaar krijgt eenmalig een melding.
Laat je Client-ID leeg, dan valt de werkomgeving terug op de client van de serveromgeving. Je praat dan als de beheerder van die server met Google, en API’s aanzetten in je eigen Cloud-project verandert niets. Dat is nergens in het scherm te zien.
Draai de serversleutel niet zomaar om. Roteert de beheerder SCHAKL_ENCRYPTION_KEY, dan vervallen alle opgeslagen koppelingen en moet iedereen opnieuw koppelen.

Verder lezen

Marketingbronnen: dezelfde koppeling, nu voor Analytics, Search Console en Ads.
Contactmomenten: de tijdlijn waar de gematchte e-mail op landt.
Verlof: het verlof dat naar Google Agenda wordt geschreven.