Uren
Uren is waar je vastlegt waar je tijd heen ging en waar het bureau ziet wat daarvan facturabel is. Een registratie hangt aan een klant, een project en eventueel een taak; vanaf dat punt rekenen projectbudgetten, retainers en facturen ermee.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Uren in het hoofdmenu is je eigen week. Het teamwerk zit onder Overzicht: de tabbladen Uren (het Urenoverzicht), Productiviteit en Omzet. De klantpagina en de projectpagina dragen elk een paneel Uren. De enige instelling is Instellingen → Uren-typen.
De timer
Section titled “De timer”Rechtsboven staan Omschrijving, Klant, Project en de knop ▶ Starten. De lopende timer blijft met een tikkende teller zichtbaar, waar je in de app ook heen gaat; Stoppen schrijft de registratie weg. Er loopt er maar één per persoon: start je een nieuwe timer, dan wordt de lopende automatisch gestopt en opgeslagen.
Een registratie met de hand
Section titled “Een registratie met de hand”Naast de dag staat het formulier Nieuwe registratie met Van, Tot en Pauze (in
minuten), plus Datum, Klant, Project, Taak, Omschrijving en Type. Het veld
Duur begrijpt 1:30, 90m of 1,5 en blijft synchroon met de tijden: pas je Tot aan dan
verandert de duur mee, typ je een duur dan verschuift Tot. Staat Tot op of vóór Van,
dan loopt de registratie door naar de volgende dag, zodat werk over middernacht niet in tweeën
hoeft.
Kies je een project, dan verschijnt eronder Beschikbare uren: verbruikt tegenover budget deze periode, met een balk en wat er nog over is. Komt dat budget uit een retainer, dan staat erbij uit welke afspraak.
Half ingevuld werk blijft staan. Het formulier bewaart per dag automatisch een Concept, zichtbaar als chip boven het formulier en als oranje stipje op het dagtabje; met Verwerpen gooi je het weg. Een concept telt nergens in mee: niet in totalen, niet in goedkeuring, niet in facturatie.
Facturabel volgt het project
Section titled “Facturabel volgt het project”Een nieuwe registratie erft Standaard facturabel van het gekozen project. Een project dat door een actief abonnement met inbegrepen uren wordt gedekt, start op Niet facturabel: die uren zijn al betaald. Raak je de knop zelf aan, dan volgt het formulier jouw keuze en overschrijft een latere projectwissel die niet meer.
De weekstaat
Section titled “De weekstaat”Onder de dag staat de Weekstaat: één regel per combinatie klant / project / taak, met dagtotalen en een weektotaal. Bovenin kies je Volledige week of Werkweek (ma–vr); die keuze wordt als persoonlijke voorkeur bewaard. Goedgekeurd verlof krijgt een eigen regel Verlof en telt nooit in de gewerkte totalen mee: verlof wordt nooit als urenregistratie geschreven.
Snel toevoegen en inspreken
Section titled “Snel toevoegen en inspreken”Staat onder Instellingen → AI de functie Urenhulp aan, dan verschijnt boven de dag het veld
Snel toevoegen: typ er gisteren 14:00-16:30 website Jansen, homepage overleg in en het
formulier wordt ingevuld. Daarnaast staat Vul mijn dag aan, dat suggesties doet voor het
verschil tussen je rooster en wat er al geboekt is. Is bovendien Spraak naar tekst ingesteld,
dan kun je de regel via de microfoonknop inspreken. In alle gevallen vult de AI alleen het
formulier in; er wordt niets opgeslagen tot jij op Opslaan klikt.
Goedkeuren en factureren
Section titled “Goedkeuren en factureren”Overzicht → Uren is de teamlijst. Je filtert op medewerker, klant, project, periode en type, en met de statuspillen op Goed te keuren, Goedgekeurd, Te factureren en Gefactureerd. De totalen onderaan gelden over de hele filterselectie, niet over de zichtbare pagina.
Vink rijen aan en gebruik Goedkeuren, Goedkeuring ongedaan maken of Markeren als gefactureerd. Factureren impliceert goedkeuring: een regel die je op gefactureerd zet wordt meteen goedgekeurd, en draai je de goedkeuring van een gefactureerde regel terug, dan gaat de facturatie mee.
Rapportages
Section titled “Rapportages”Overzicht → Productiviteit zet per medewerker de uren, het facturabele aandeel en het aantal actieve dagen naast elkaar. Overzicht → Omzet toont de omzet per maand, dit jaar tegenover vorig jaar, en de grootste klanten. Facturabele uren worden daar gerekend tegen het uurtarief van de medewerker die ze boekte: het veld Uurtarief op de persoon onder Instellingen → Team & gebruikers, en anders het Standaard uurtarief onder Instellingen → Verlof. Uren van iemand zonder tarief tellen niet mee in het bedrag.
Uren-typen instellen
Section titled “Uren-typen instellen”- Ga naar Instellingen → Uren-typen.
- Klik Nieuw type en vul een label in het Nederlands en het Engels in. De sleutel wordt uit het label afgeleid en verandert daarna niet meer.
- Sla op. Het type verschijnt als veld Type op het urenformulier en als filter op het Urenoverzicht.
Werk en E-mail staan er standaard in. Een type dat al gebruikt is kun je niet verwijderen; deactiveer het, dan verdwijnt het uit de keuzelijst terwijl de geschiedenis klopt.
Rechten
Section titled “Rechten”Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen.
| Recht | Wat het geeft | Standaard bij |
|---|---|---|
time.entry.read | Urenregels bekijken | Beheerder (van iedereen), Medewerker (alleen eigen) |
time.entry.write | Uren schrijven en bewerken | Beheerder (van iedereen), Medewerker (alleen eigen) |
time.entry.approve | Uren goedkeuren, en goedgekeurde uren bewerken | Beheerder |
time.entry.invoice | Uren op gefactureerd zetten | Beheerder |
time.report.read | Urenoverzicht en rapportages bekijken | Beheerder |
time.entry_type.read | Uren-typen bekijken | Beheerder, Medewerker |
time.entry_type.manage | Uren-typen beheren | Beheerder |
De rol Eigenaar heeft alles. Import en export vragen daarnaast impex.export en impex.import,
standaard alleen bij Beheerder.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Export en import staan op het Uren-scherm zelf, beperkt tot de week die je bekijkt. Een import maakt regels aan op jouw eigen urenstaat; goedkeuring en facturatie zijn alleen exportkolommen. Zie Import & export.
- Maandagochtend gaat er een herinnering naar iedereen die de vorige week niets registreerde. Wie die hele week goedgekeurd verlof had, wordt overgeslagen.
- Een concept dat 30 dagen niet is aangeraakt wordt opgeruimd.
- Vanuit een contactmoment boek je meteen uren met het vinkje “Voeg aan mijn uren toe”; klant, project en onderwerp gaan mee.
- Uren is een gelicentieerde module: loopt de licentie af, dan blijft alles leesbaar en exporteerbaar, maar schrijven kan niet meer.