Verlof
Verlof gaat over je eigen medewerkers, niet over klanten. Hoeveel uren een aanvraag kost, rekent de server uit het werkrooster van die medewerker op die specifieke dag; niet uit een vuistregel als “een dag is acht uur”.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Verlof staat in het hoofdmenu (/leave). Wie mag goedkeuren ziet twee tabbladen: Mijn
verlof en Team. De organisatiebrede inrichting zit onder Instellingen → Verlof; het contract,
de werkweek en de vrije tijd van één medewerker onder Instellingen → Team & gebruikers → ⋯ →
Dienstverband (en in het ⋯-menu van de teamlijst).
Verlof is een gelicentieerde module en wordt aangezet onder Instellingen → Modules.
Een aanvraag indienen
Section titled “Een aanvraag indienen”Op Mijn verlof staan je saldi, je eigen aanvragen en de knop Verlof aanvragen. Je kiest het Type, de Eerste dag en de Laatste dag. Met Deel van een dag verschijnen Van en Tot; laat je er één leeg, dan geldt het begin of het einde van de werkdag.
Terwijl je typt rekent de server mee: het aantal Uren, het equivalent in werkdagen, en een uitsplitsing per dag met de reden waarom een dag niets kost (feestdag, geen werkdag, buiten werktijd). Vraag je meer dan je saldo, dan waarschuwt het formulier en kun je gewoon indienen; de manager beslist en ziet het tekort terug op de goedkeuringslijst. Een fiatteur kan met Uren handmatig instellen afwijken van het rooster, en dat wordt op zijn of haar naam vastgelegd.
Goedkeuren
Section titled “Goedkeuren”Verlof → Team opent met Goed te keuren. Per aanvraag zie je de uren, wat er van het jaarsaldo overblijft en of het saldo wordt overschreden. Goedkeuren en Afwijzen kunnen per rij of over een selectie; bij afwijzen kun je een reden opgeven. Een aanvraag die na goedkeuring is gewijzigd komt terug met het label Bewerkt, opnieuw ter goedkeuring. Verlof registreren legt verlof vast op naam van een collega, bijvoorbeeld een ziekmelding. Daaronder staan de saldi en aanvragen van het hele team per jaar.
Saldi, groepen en verval
Section titled “Saldi, groepen en verval”Verloftypen met dezelfde balansgroep tonen de medewerker één getal. Standaard zijn dat Wettelijke vakantie (4 weken per jaar, meenemen vervalt na 6 maanden) en Bovenwettelijke vakantie (1 week, 60 maanden), samen zichtbaar als Vakantieverlof. De potjes blijven apart, dus het onderscheid en de verschillende vervaltermijnen blijven bestaan. Opnemen gaat in het voordeel van de medewerker: eerst uit het potje dat het eerst vervalt. De saldokaart meldt wat binnenkort vervalt en wat al vervallen is.
Jaarsaldi worden afgeleid uit het contract en herrekend zodra dat contract verandert. Een saldo dat je onder Instellingen → Verlof → Contract & saldi met de hand zette, is gemarkeerd als Handmatig en wordt daarbij nooit overschreven.
Werkweek, contract en vrije tijd
Section titled “Werkweek, contract en vrije tijd”De Dienstverband-wizard heeft drie stappen: Contract (begin, einde of doorlopend, contracturen per week), Werkweek (per weekdag een werkvenster met een willekeurig aantal pauzevensters, plus een kopieerknop naar de andere werkdagen) en Vrije tijd. Uren per week wordt afgeleid uit het rooster, nooit ingetypt. Een gewijzigd contract is een nieuwe regel en geen bewerking; Beëindigen legt alleen de einddatum vast, zodat verlof van vorig jaar geprijsd blijft tegen het rooster van toen.
De derde stap stelt de vraag die niets kan afleiden: hoe krijgt deze medewerker de uren onder de voltijdnorm? Als vrije tijd om zelf in te plannen, Vast in het rooster (er wordt niets opgebouwd), of Een afgesproken aantal uren. Bij de eerste keuze plaats je meteen een patroon: een aantal dagen per jaar (gespreid op dezelfde weekdag, schuivend langs feestdagen zodat het aantal klopt) of een vast ritme (“elke twee weken vrijdag”). Die dagen komen als vooraf goedgekeurd verlof op de agenda, en de kaart Vrije tijd op Mijn verlof toont per dag Verplaatsen of Annuleren.
Inrichten
Section titled “Inrichten”-
Verloftypen: naam per taal, kleur, betaald, telt mee voor een saldo, vereist goedkeuring, weken per jaar, vervaltermijn, balansgroep en weergave in de agenda (Hele dag of Per uur). Er staan er zes klaar, waaronder Ziek (geen goedkeuring, geen saldo).
-
Standaard werkrooster: de week die iedereen zonder eigen rooster volgt. Standaard 08:30–17:00 met pauze van 12:30 tot 13:00, dus 8 uur per dag.
-
Goedkeuringsbeleid: zelfgoedkeuring staat uit, dus een eigen aanvraag gaat naar de andere fiatteurs. Een organisatie met één fiatteur mag zichzelf altijd beheren.
-
Terugkerende vrije tijd: hoe ver vooruit vrije dagen worden ingepland bij een contract voor onbepaalde tijd. Een contract met einddatum wordt tot die datum gevuld.
-
Uurtarief: het standaardtarief voor iedereen zonder eigen tarief.
-
Feestdagen: klik op de importknop (die noemt het jaar) en zet uit wat jullie wél werken. In december vult een achtergrondtaak het volgende jaar aan.
Elders in het platform
Section titled “Elders in het platform”Goedgekeurd verlof verschijnt als eigen rij Verlof op de weekstaat bij Uren en telt nooit als gewerkte tijd. In de Agenda zijn Verlof (team) en Feestdagen twee aparte feeds; een dag verslepen verplaatst de aanvraag, waarna de server de uren herrekent en zo nodig opnieuw om goedkeuring vraagt. Op het dashboard staan drie widgets: je eigen saldo, de wachtrij die op jou wacht, en wie er vandaag niet is. Met de Google Workspace-koppeling aan spiegelt goedgekeurd verlof naar de eigen Google Agenda van de medewerker.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Standaard |
|---|---|
leave.request.read | Medewerker: eigen · Beheerder: iedereen |
leave.request.write | Medewerker: eigen · Beheerder: iedereen |
leave.request.approve | Beheerder |
leave.entitlement.read | Medewerker: eigen · Beheerder: iedereen |
leave.entitlement.write | Beheerder |
leave.type.write | Beheerder (opent Instellingen → Verlof) |
leave.profile.manage | Beheerder (roosters en contracten) |
leave.holiday.write | Beheerder |
leave.rate.read | Medewerker: eigen · Beheerder: iedereen |
leave.rate.write | Beheerder |
Het uurtarief staat bewust los van leave.profile.manage: iemand mag roosters beheren zonder
salarisgegevens te zien. Rollen stel je in onder Instellingen → Rollen.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Verlof in het verleden kan alleen iemand vastleggen of wijzigen die verlof van anderen mag schrijven (een beheerder). Staat zelfgoedkeuring uit, dan is ook diens eigen verleden vergrendeld.
- Een goedgekeurde aanvraag wordt nooit met terugwerkende kracht herrekend. Een feestdag die je later toevoegt herschrijft dus geen saldo van vorig jaar.
- Overlappende aanvragen en periodes zonder geroosterde uren worden geweigerd, niet opgeslagen.
- Alleen de Nederlandse feestdagenkalender wordt gegenereerd. Voor een ander land voeg je de dagen met de hand toe.
- Verlof kent geen import of export: records met een goedkeuring horen aangevraagd te worden.
- De wachtrij Goed te keuren pagineert niet; die lijst is bedoeld om leeg te maken.