Personeelsdossier
Het personeelsdossier is de plek waar de papieren kant van een dienstverband ligt: de getekende arbeidsovereenkomst, groeiplannen, bonusafspraken, de CAO. Elke medewerker ziet zijn eigen dossier; wie personeelszaken doet, kan dat van iedereen openen.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Via het profielmenu rechtsboven (je eigen naam) → Mijn pagina (/me). Bewust niet in de
zijbalk: het gaat over jou en niet over een module. De ingang verschijnt alleen als de
HR-module aanstaat en je het recht hebt om een dossier te lezen.
HR is een gelicentieerde module en wordt aangezet onder Instellingen → Modules.
Wat er op Mijn pagina staat
Section titled “Wat er op Mijn pagina staat”Bovenaan twee kaarten, daaronder het dossier:
- Verlofsaldo met het gecombineerde saldo per balansgroep, en op je eigen pagina een link Naar verlof. Deze kaart verschijnt alleen als ook de verlofmodule aanstaat.
- Contract: In dienst sinds, Uren per week en, als die er is, Tot. Deze gegevens komen uit de arbeidscontracten die je onder Dienstverband vastlegt; hier zijn ze alleen leesbaar. Is er nog geen contract vastgelegd, dan blijft de kaart weg.
- Het dossier, opgedeeld in zes vaste categorieën.
De categorieën liggen vast, zodat elk dossier in de organisatie er hetzelfde uitziet:
| Categorie | Waarvoor |
|---|---|
| Contract | de arbeidsovereenkomst en aanvullingen daarop |
| Groeiplannen | ontwikkel- en functioneringsafspraken |
| Bonusafspraken | variabele beloning |
| Voorwaarden & benefits | secundaire arbeidsvoorwaarden |
| CAO | de van toepassing zijnde CAO |
| Overig | alles wat er niet in past |
Een categorie zonder documenten wordt alleen getoond aan wie documenten mag beheren; voor de medewerker zelf blijft de pagina daarmee kort.
Een document toevoegen
Section titled “Een document toevoegen”-
Open Mijn pagina. Mag je elk dossier lezen, kies dan bovenaan de medewerker uit de Kies een medewerker…-lijst.
-
Ga naar Document toevoegen onderaan de pagina.
-
Kies de Categorie en vul een Naam in, bijvoorbeeld “Contract 2026”. Laat je de naam leeg, dan wordt de bestandsnaam gebruikt.
-
Kies het bestand en klik Uploaden.
Bij elk document staat de datum en de naam van degene die het archiveerde. Die naam wordt opgeslagen op het moment van uploaden, dus het dossier blijft leesbaar ook als dat account later verdwijnt. Zowel het toevoegen als het verwijderen van een document komt op het activiteitenspoor van het dossier terecht.
Verwijderen gaat via het ⋯-menu naast het document.
Iemand anders’ dossier
Section titled “Iemand anders’ dossier”Wie het recht heeft om elk dossier te lezen, krijgt bovenaan een medewerkerkiezer. Je kunt dus zonder omwegen het dossier van een collega openen om er een getekend contract in te hangen, of om te controleren wat er al ligt.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Standaard |
|---|---|
hr.dossier.read | Medewerker: eigen dossier · Beheerder: elk dossier |
hr.document.manage | Beheerder |
Die twee staan bewust los van elkaar en los van de verlofrechten. “Iemand mag werkroosters beheren” betekent daarmee niet automatisch “iemand mag arbeidscontracten inzien”. Rollen stel je in onder Instellingen → Rollen.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Dossierbestanden gaan niet via de gewone bestandsroute. Ze worden geserveerd door een eigen route die bij élke download opnieuw je dossierrecht toetst, en de generieke bestandsroute weigert dossierbestanden buiten je eigen dossier. Een gedeelde link naar een contract werkt daarom niet voor een collega zonder recht.
- Identieke bestanden worden één keer opgeslagen. Hetzelfde getekende PDF in twee dossiers kost dus geen dubbele opslag, en het verwijderen van het ene document raakt het andere niet.
- Het dossier kent geen import of export. Het zijn bestanden, geen rijen die een spreadsheet kan dragen.
- Wordt een gebruikersaccount verwijderd, dan verdwijnt het bijbehorende dossier mee.
- Het contract- en verlofblok komen uit de verlofmodule. Staat die uit, dan toont Mijn pagina alleen het documentendossier.