Contactpersonen

Contactpersonen zijn de mensen bij je klanten: de opdrachtgever, de marketeer, de webmaster. Je eigen collega’s staan er niet tussen (die beheer je onder Instellingen → Team & gebruikers). Eén persoon staat één keer in het adresboek en kan aan zo veel klanten hangen als nodig is.

Contactpersonen over alle klanten heen, met de klant erbij waar ze aan hangen.

Waar je het vindt

Hoofdmenu Contactpersonen: het hele adresboek.
Het paneel Contactpersonen op elke klantpagina: de mensen van die ene klant.
Instellingen → Contactsoorten: de soorten contactpersoon die je onderscheidt.

De lijst

De lijst is gegroepeerd per klant, alfabetisch, met Zonder klant onderaan voor mensen die nergens aan hangen. Iemand die bij twee klanten hoort, staat onder allebei; je zoekt een persoon waar je hem verwacht, niet waar het systeem hem heeft ondergebracht. De klantsecties tellen alleen de contactpersonen op de pagina die je bekijkt, en dat staat er ook bij.

Boven de lijst staan het zoekveld en Filter op klant; zodra je contactsoorten hebt, komt daar een rij chips bij om op soort te filteren. Rechts vind je de kolomkiezer, Export en Import, en de ✎ die de selectievakjes aanzet. Een klantchip in een rij is merkkleurig als deze persoon daar de primaire contactpersoon is.

Een contactpersoon vastleggen

Velden: Voornaam (verplicht), Achternaam, E-mailadres, Telefoon (met landkeuze; een nationaal nummer wordt gelezen in het land van je organisatie), Functie en Notities. Notities zijn opmaakbare tekst waarin je met @ een collega of contactpersoon noemt en met # naar een taak verwijst. Eigen velden die je onder Instellingen → Aangepaste velden voor contactpersonen hebt gedefinieerd, verschijnen eronder, ook als kolom in de lijst.

Een e-mailadres dat al bij een andere contactpersoon staat, wordt geweigerd: “Er bestaat al een contactpersoon met dit e-mailadres.” Twee kaarten voor dezelfde persoon zijn vervelender dan één foutmelding.

Koppelen aan klanten

Bovenaan de contactpagina staat het blok Klanten, met een chip per klant. Koppelen, loskoppelen en het primair maken zitten in de bewerkmodus: ⋯ → Bewerken. Het veld Klant toevoegen… zoekt bestaande klanten en biedt bij een onbekende naam het volledige formulier Nieuwe klant aan; na opslaan is die klant meteen gekoppeld.

Vanaf de klantkant doe je hetzelfde in het paneel Contactpersonen, dat zijn eigen ⋯ → Bewerken heeft. Het zoekveld daar doorzoekt het hele adresboek terwijl je typt, en een naam die nog niet bestaat opent het volledige aanmaakformulier en koppelt de persoon in één stap.

De eerste contactpersoon van een klant wordt automatisch de primaire. Een volgende koppeling verdringt die nooit stilletjes: wisselen doe je zelf, met Als primair instellen.

Contactsoorten

Onder Instellingen → Contactsoorten beheer je de soorten contactpersoon die iemand voor een klant kan zijn: klantcontact, technisch contact, facturatie, wat je maar onderscheidt. Per soort geef je een Nederlands en een Engels label, een volgorde en of hij actief is. Een soort verwijderen laat de koppelingen intact; ze houden alleen geen soort meer.

De soort hoort bij de koppeling tussen persoon en klant, niet bij de persoon zelf: dezelfde man kan klantcontact zijn bij Acme en technisch contact bij Beta.

Meerdere tegelijk

De ✎ in de werkbalk zet de selectievakjes aan en plaatst de acties ernaast. Voor contactpersonen zijn dat er twee: een selectie aan een klant koppelen en een selectie verwijderen. Loskoppelen zit er bewust niet bij; dat doe je op de persoon zelf, waar je ziet welke koppeling je verbreekt. Verwijderen haalt de persoon weg bij élke klant waar hij aan hangt.

Import & export

Contactpersonen gaan als Contactpersonen in en uit, via de knoppen naast de kolomkiezer. Het bestand werkt bij op e-mailadres; een rij zonder adres maakt altijd iemand nieuw. Kolommen: first_name (verplicht), last_name, email, phone, job_title, notes en company (exacte klantnaam of id), plus je eigen velden. Een lege company-cel ontkoppelt nooit.

Een klantenlijst mag de contactpersoon in dezelfde regel meenemen: contact_first_name, contact_last_name, contact_email, contact_phone en contact_job_title horen bij de import van Klanten. Die kolommen zie je alleen als je contactpersonen mag schrijven, en een lege cel wist nooit iets. Zie Import & export.

Klantportaal

Heb je de module Klantportaal, dan staat op de contactpagina de kaart Klantportaal: Uitnodigen voor portaal, Toegang uitschakelen en Inloggen als deze contactpersoon. Die laatste toont een half uur lang het portaal precies zoals de klant het ziet; het wordt vastgelegd bij de activiteit van deze contactpersoon, en alles wat je ondertussen doet krijgt jouw naam erbij.

Rechten

Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen. Standaard:

Recht	Wat het doet	Standaard bij
`contacts.contact.read`	Contactpersonen bekijken	Beheerder, Medewerker, Klant
`contacts.contact.write`	Aanmaken en bewerken	Beheerder
`contacts.contact.delete`	Verwijderen	Beheerder
`contacts.link.write`	Aan klanten koppelen	Beheerder
`contacts.type.read`	Contactsoorten bekijken	Beheerder, Medewerker, Klant
`contacts.type.manage`	Contactsoorten beheren	Beheerder

Een Medewerker mag dus standaard alleen lezen. Wil je dat je team contactpersonen aanmaakt, vink dan contacts.contact.write en contacts.link.write aan bij die rol. Exporteren en importeren zijn aparte rechten (impex.export, impex.import) en staan standaard alleen bij Beheerder.

Goed om te weten

Onderaan de contactpagina staat de activiteit: wie wat wanneer wijzigde. Vertrekt de collega die het deed, dan blijft de naam op het spoor staan.
Een login met de rol Klant ziet alleen de contactpersonen van zijn eigen bedrijven; het hele adresboek is voor hem niet bereikbaar.
Een klantportaal-login die aan geen enkel bedrijf hangt, kan geen contactpersoon toevoegen: er is dan geen bedrijf om hem aan te koppelen, en dat zegt de melding ook.

Verder lezen

Klanten: het dossier waar het paneel Contactpersonen op staat
Contactmomenten: de tijdlijn waarop deze mensen terugkomen
Import & export