Activiteit

“Wie heeft dit klantnummer veranderd?” en “sinds wanneer staat deze klant op inactief?” zijn vragen die je op een dinsdagmiddag krijgt, niet vragen waar je vooraf iets voor inricht. Daarom houdt schakl. op elk record dat kan wijzigen vanzelf een spoor bij: de naam, de wijziging en het tijdstip. Je hoeft niets aan te zetten.

Waar je het vindt

Onderaan de pagina van het record, in het blok Activiteit. Geschiedenis hangt onder het werk, nooit ertussen. Je vindt het blok vandaag op:

de klantpagina;
de projectpagina;
de pagina van een contactpersoon;
de domeinpagina;
een factuur en een offerte.

Een taak heeft een eigen, uitgebreider spoor op de taakpagina, met daarin ook reacties en statuswissels.

Wat er in staat

Elke regel is één zin met een naam ervoor, plus de datum en tijd eronder. Bijvoorbeeld:

Sanne de Vries heeft dit aangemaakt
Jan Bakker wijzigde Status: Prospect → Klant, Verantwoordelijke
Sanne de Vries voegde “offerte-2026.pdf” toe

Bij een wijziging zie je het veld met de oude en de nieuwe waarde. Waarden worden getoond zoals ze horen: een status in gewone taal, een datum Europees, een ja/nee als Ja of Nee. Verwijst een veld naar een persoon of een klant, dan wordt alleen de veldnaam genoemd (bijvoorbeeld “Verantwoordelijke”), want een technisch nummer zegt niemand iets.

Het spoor volgt de definitievelden van een record: de naam, het klantnummer, de status, de verantwoordelijke, de factuurgegevens, budgetten, begin- en einddatum en dergelijke. Vrije notitievelden en aangepaste velden staan er bewust niet in.

Naast wijzigingen komen er ook gebeurtenissen op te staan die de modules zelf melden: een document toegevoegd, een logo geüpload, een factuur definitief gemaakt, verstuurd of betaald, een betalingsherinnering, een contactmoment vastgelegd, een Cloudflare-omleiding ingesteld, portaaltoegang gegeven of ingetrokken.

Lezen en uitklappen

Het blok toont de drie nieuwste regels; met Alle … tonen klap je de rest uit. Er worden maximaal tien regels geladen. Zijn dat er precies tien, dan staat eronder “De 10 meest recente worden getoond”, zodat je nooit een selectie voor het hele verhaal aanziet.

Namen die blijven kloppen

De naam in het spoor wordt vastgelegd op het moment van de wijziging. Vertrekt die collega later en verwijder je het account, dan blijft zijn werk op zijn naam staan; er komt alleen “(verwijderd)” achter. Staat er helemaal geen naam, dan heeft het systeem zelf iets gedaan, bijvoorbeeld een nachtelijke taak.

Ingelogd als iemand anders

Log je als bureaumedewerker in als de contactpersoon van een klant, dan draait die sessie echt als die klant. Wijzig je in die tijd iets, dan zou het spoor zonder meer “de klant deed dit” zeggen, en dat is precies het feit dat ontbreekt. Daarom komt jouw naam er als geel label naast te staan: via Jan Bakker, met de toelichting “Jan Bakker was op dat moment ingelogd als deze gebruiker”.

Ook het begin en einde van zo’n sessie komen op het spoor van de contactpersoon: “logde in als …” en “beëindigde de sessie als …”.

Rechten

Recht	Wat het doet	Standaard
`activity.read`	Het activiteitenlogboek inzien	Beheerder, Medewerker, Klant

Alleen dat recht is niet genoeg. Om het spoor van een record te zien moet je dat record ook zelf mogen lezen: voor een klant is dat companies.company.read, voor een project projects.project.read, enzovoort. En je moet de klant erachter binnen je klantgroepen hebben; valt het record daarbuiten, dan is er simpelweg geen activiteitenblok.

Een klantlogin ziet het spoor nooit. Het portaal toont dashboards en documenten, geen intern werkspoor.

Goed om te weten

Een bewerking waarbij je niets verandert, levert geen regel op. Alleen echte wijzigingen worden vastgelegd.
De regel wordt in dezelfde beweging opgeslagen als de wijziging zelf. Loopt het opslaan stuk, dan komt er ook geen regel te staan die iets beweert dat niet is gebeurd.
Ook een wijziging via een import of een bulkbewerking komt op het spoor, met de naam van degene die het bestand of de selectie verwerkte.

Verder lezen

Klanten Het klantdossier, met de activiteit onderaan.

Rollen en rechten Wie het spoor mag inzien, en van welke klanten.

Klantportaal Inloggen als een klant, en wat dat op het spoor doet.