Bestandsopslag

Alles wat je in schakl. uploadt (bijlagen, logo’s, profielfoto’s, pdf’s) wordt als los bestand opgeslagen, buiten de database. Waar dat gebeurt kies je bij de installatie: op een volume op de host, of in een S3-compatibele bucket.

Waar je het vindt

Nergens in de app: er is geen instellingenscherm voor opslag, geen quotum en geen verbruikscijfer. Het is instantieconfiguratie, via omgevingsvariabelen op de containers api en worker (beide moeten dezelfde opslag zien).

Bestanden zelf kom je wel op vaste plekken tegen:

• Documenten op een projectpagina en op een taakpagina, met de knop Bestand uploaden
• het logo van een klant op het klantdossier
• je eigen profielfoto onder Instellingen → Mijn account → Foto uploaden
• Instellingen → Huisstijl: Logo, Favicon en App-icoon
• de achtergrondafbeelding van facturen onder Instellingen → Facturatie
• documenten in een personeelsdossier
• afbeeldingen uit binnengekomen e-mail

Twee backends

	Volume (standaard)	S3-compatibel
SCHAKL_STORAGE_BACKEND	local	s3
Waar	het Docker-volume storage-data, gekoppeld op SCHAKL_STORAGE_PATH (/data/storage)	Hetzner Object Storage, MinIO, Scaleway, AWS
Back-up	snapshot van het volume	versioning en lifecycle-regels op de bucket

Voor S3 zet je daarnaast SCHAKL_STORAGE_S3_ENDPOINT, _REGION, _BUCKET, _ACCESS_KEY_ID en _SECRET_ACCESS_KEY; optioneel _KEY_PREFIX (nest alles onder een voorvoegsel) en _FORCE_PATH_STYLE (standaard aan, veilig voor MinIO).

1. Maak een bucket aan en een sleutel die alleen bij die bucket kan.

2. Zet de variabelen op api én worker en redeploy.

3. Laat het volume storage-data staan zolang er nog bestanden op staan. Overschakelen is een omschakeling, geen verhuizing: alleen nieuwe uploads gaan naar de bucket, oudere bestanden blijven vanaf het volume geserveerd. Per bestand wordt onthouden waar het staat.

De bucket blijft privé: er komt geen publieke ACL of bucket-policy aan te pas, elk byte gaat nog steeds via de API en dus via de rechten en de organisatiescheiding. Terugschakelen kan altijd: haal de variabelen weg en nieuwe uploads landen weer op het volume. Bestanden die in de bucket stonden geven dan een duidelijke foutmelding tot de configuratie terug is.

Een bucket of voorvoegsel wijzigen maakt bestanden onbereikbaar

Objecten die onder de oude bucket of het oude _KEY_PREFIX zijn geschreven vindt de app niet meer terug (net zoals bij het verplaatsen van SCHAKL_STORAGE_PATH). Verhuis de objecten eerst, of laat de oude configuratie staan.

Gevoelige waarden kun je uit een bestand lezen in plaats van uit een variabele, wat een Docker secret is: SCHAKL_STORAGE_S3_SECRET_ACCESS_KEY_FILE=/run/secrets/…. Een _FILE dat niet leesbaar of leeg is laat de container bewust niet starten.

Uploadlimieten

Variabele	Standaard
SCHAKL_UPLOAD_MAX_BYTES	10 MB
SCHAKL_UPLOAD_ALLOWED_TYPES	een JSON-lijst: PNG, JPEG, WebP, GIF, SVG, ICO, pdf, platte tekst, csv, zip, Word en Excel (oud en nieuw)

Wat erbuiten valt wordt geweigerd met “Dit bestandstype is niet toegestaan.” of “Dit bestand is te groot.” Wil je meer toestaan, dan vervang je de hele lijst.

Dezelfde bytes, één keer opgeslagen

schakl. slaat identieke bestandsinhoud per organisatie één keer op. Het logo in de handtekening van een leverancier dat op vijfhonderd binnengekomen mails meekomt kost dus één object in plaats van vijfhonderd. Je merkt er verder niets van: elk bestand blijft een eigen regel met een eigen naam.

Eén gevolg is wél zichtbaar: een bestand verwijderen maakt niet meteen ruimte vrij. Dat gebeurt in het nachtelijke onderhoud van de worker, dagelijks om 03:15 UTC:

• Opvouwen: bestanden van vóór deze werkwijze worden per organisatie in batches van SCHAKL_STORAGE_FOLD_BATCH (standaard 500) gehasht en samengevoegd. Een installatie met een grote achterstand loopt daardoor in een paar nachten bij, niet in één keer tijdens een upgrade.
• Opruimen: inhoud waar geen enkel bestand meer naar verwijst wordt pas opgeruimd nadat hij SCHAKL_STORAGE_BLOB_GRACE_HOURS (standaard 24 uur) ongebruikt is geweest. Dat venster is meteen de reddingsboei: binnen die tijd is “ik heb het verkeerde bestand verwijderd” nog te herstellen zonder een back-up terug te zetten.

Terugrollen naar een oudere versie? Verwijder dan geen bestanden

Een oudere versie van schakl. kent het gedeelde-inhoud-model niet en verwijdert bij een bestandsverwijdering het object onvoorwaardelijk. Verwijder je terwijl je teruggerold bent een bestand dat inhoud deelt met een ander bestand, dan verdwijnt het voor allebei. Lezen en draaien op een oudere versie is verder veilig; alleen verwijderen niet.

Rechten

Recht	Wat het geeft	Standaard
files.file.write	bestanden uploaden en verwijderen	Beheerder en Medewerker (niet Klant)

Het ophalen van een bestand vraagt geen apart recht: elke ingelogde gebruiker mag bestanden van de eigen organisatie ophalen. Daaronder gelden de gewone grenzen: de organisatiescheiding, en voor wie tot bepaalde klantgroepen beperkt is ook die grens. Een klantlogo en een personeelsdossierdocument hebben een extra slot en antwoorden met “niet gevonden” in plaats van met een foutmelding die verraadt dat het bestand bestaat. Alleen huisstijlbestanden (het logo op het inlogscherm, de favicon, het app-icoon) zijn zonder inloggen op te halen.

Goed om te weten

• Back-up de bestanden samen met de database. Een teruggezette database zonder het volume verwijst naar bestanden die er niet meer zijn; een volume zonder database is losse bytes. Zie Updaten & back-ups.
• Twee foutmeldingen wijzen op een opslagprobleem, niet op een kapot bestand. “De registratie van dit bestand bestaat, maar de inhoud ontbreekt in de opslag” betekent meestal een teruggezette database zonder volume, of dat api en worker niet hetzelfde volume delen. “Dit bestand is opgeslagen in een opslag-backend die niet op deze installatie is geconfigureerd” betekent dat de S3-instellingen ontbreken of gewijzigd zijn.
• Identieke inhoud wordt nooit over organisaties heen gedeeld, alleen binnen één organisatie. Dat is een bewuste keuze: anders zou het opruimen van een vertrokken organisatie de bestanden van een andere kunnen meenemen.
• Tijdens een migratie naar S3 staan dezelfde bytes soms op twee plekken. Dat is geen fout in de telling: het volume en de bucket zijn twee losse opslagplaatsen.
• Nergens in de app staat hoeveel opslag je gebruikt. Ook Instellingen → Systeeminformatie toont dat niet; kijk in je bucket of op de host.

Verder lezen

Installeren De stack, de variabelen en de eerste start.

Updaten & back-ups Nieuwe versies en wat je veiligstelt.

Uitgaande e-mail Het transport waarmee schakl. mail verstuurt.