Contactmomenten

Elk contact met een klant komt op één tijdlijn: de afspraken, telefoontjes en notities die je zelf vastlegt, e-mails die je uploadt, en (met de Google-module) de e-mail uit de mailboxen van je team. Zo kan een collega die een account overneemt de geschiedenis lezen in plaats van erom te moeten vragen.

Elk contactmoment op één tijdlijn: mail, gesprek, afspraak, ongeacht waar het vandaan kwam.

Waar je het vindt

Hoofdmenu Interacties: alle contactmomenten, over alle klanten heen.
Het paneel Contactmomenten op de klant-, project-, taak- en contactpagina.
De widget E-mails te beoordelen op je dashboard, met de link Beoordeel alle ….
Instellingen → Contactmoment-typen: de typen die je team kan vastleggen.

Een contactmoment vastleggen

De knop Contactmoment vastleggen staat rechtsboven op Interacties, en hetzelfde formulier zit in elk Contactmomenten-paneel. In volgorde:

Type: uit je eigen lijst. E-mail kun je hier niet kiezen; alleen een echt bericht mag zich zo noemen.
Datum en Tijd.
Voeg aan mijn uren toe: een vinkje boven het onderwerp. Tijd heet dan Van, er komt een Tot bij en de duur loopt mee; bij opslaan komt er een urenregistratie op jouw timesheet die aan dit moment hangt, met klant, project en onderwerp erbij. Alleen bij nieuwe momenten, en niet bij een notitie.
Onderwerp: optioneel. Laat je het leeg, dan heet de regel naar zijn type (“Telefoongesprek”).
Contactpersonen: iedereen die erbij was, niet één persoon. Typen zoekt, een onbekende naam maak je ter plekke aan, en de eerste in de rij is de eerstgenoemde. Filteren op iemand vindt de momenten waar hij bij was, niet alleen die hij leidde.
Gekoppeld aan: Klant, Project en Taak. Kies je een project of een taak, dan wordt de klant daarvan overgenomen en zegt het veld dat ook.
Taak hiermee afronden: bij een gekoppelde taak, met een keuze uit je afgeronde statussen.
Richting (Inkomend, Uitgaand, N.v.t.) en Notities, opmaakbare tekst met @-vermeldingen van collega’s en contactpersonen.

De lijst

Bovenaan staan de tabs Alle en Te beoordelen, een typefilter en het filter Vastgelegd door. Dat laatste staat op Mijn contactmomenten; Iedereen is één klik verder, maar een collega bij naam kiezen vraagt het recht Contactmomenten van iedereen bekijken. Voor datums is er een weekstapper (Vorige week, Deze week, Volgende week), een maandkeuze en een expliciet bereik Van – Tot en met, met Datums wissen ernaast. Zoeken gaat over onderwerp, fragment en tekst. De kolommen zijn Onderwerp, Type, Gekoppeld aan, Vastgelegd door en Wanneer.

Per rij biedt ⋯: Bewerken, Verplaatsen / koppelen (naar een andere klant, project of taak, met aanmaken ter plekke) en Verwijderen. Bij een e-mail komen daar Goedkeuren, Toewijzen…, Afwijzen en Aan gesprek toevoegen bij.

E-mail uit Gmail

Met de Google-module gekoppeld pollt schakl. elke vijf minuten de aangemelde mailboxen. Berichten waarvan een deelnemer een bekende contactpersoon is, landen als Te beoordelen. Het team ziet dan alleen de metagegevens: deelnemers, onderwerp en een fragment. Pas als de eigenaar van de mailbox goedkeurt, wordt de inhoud opgehaald en met het team gedeeld.

Open Interacties en klik de tab Te beoordelen (of gebruik de dashboardwidget).
Klik een regel om het bericht te bekijken.
Goedkeuren deelt de inhoud, Toewijzen… hangt hem eerst aan de juiste klant of het juiste project, Afwijzen haalt hem weg.
Meerdere tegelijk: zet met de ✎ de selectievakjes aan, vink rijen aan (shift-klik selecteert een reeks) en kies Goedkeuren, Toewijzen of Afwijzen. Je krijgt per stuk terugkoppeling, niet alles of niets.

Het beleid staat onder Instellingen → Google Workspace → Gmail-beleid. Bij Nieuwe gekoppelde e-mails kies je tussen “Eigenaar keurt goed voordat de inhoud wordt vastgelegd” (standaard) en “Direct vastleggen, inclusief inhoud”; Ook e-mail tussen collega’s oppikken staat uit, en interne e-mail wacht altijd op beoordeling.

De eerste polling van een nieuw gekoppelde mailbox haalt niets op; die legt alleen het startpunt vast. Bestaande mail wordt dus niet met terugwerkende kracht ingelezen.

E-mail uploaden

Zonder Gmail-koppeling (of voor een bericht uit een andere mailbox) is er E-mail uploaden. Exporteer het bericht uit je mailprogramma als .eml; onderwerp, deelnemers, datum, tekst en bijlagen worden uit het bestand gelezen en de opmaak blijft behouden. Staat het bericht al op de tijdlijn, dan zegt schakl. dat en kun je alsnog Toch vastleggen. Bijlagen die te groot zijn of een niet-toegestaan type hebben, worden overgeslagen met een melding erbij.

Gesprekken

E-mails uit hetzelfde gesprek worden op de lijst tot één regel gevouwen, met een teller. Het detailvenster klapt het hele gesprek open, en Toon eerdere berichten laat de geciteerde geschiedenis zien. Hoort een los bericht er toch bij, dan plak je het er met Aan gesprek toevoegen aan vast. Een afbeelding uit de handtekening hoort bij de tekst, niet bij de bijlagen; afbeeldingen van een externe server worden weggelaten, want een trackingpixel is ook een afbeelding.

Contactmoment-typen

Onder Instellingen → Contactmoment-typen beheer je de vocabulaire. Standaard zitten erin: E-mail, Online afspraak, Afspraak op locatie, Telefoongesprek en Notitie. Je voegt eigen typen toe met een Nederlands en een Engels label en een volgorde.

E-mail is een systeemtype: hernoemen mag, verwijderen of deactiveren niet. Een type dat al gebruikt wordt, kun je niet verwijderen; deactiveer het, dan verdwijnt het uit de keuzelijsten en blijft de geschiedenis kloppen.

Rechten

Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen. Standaard:

Recht	Wat het doet	Standaard bij
`interactions.interaction.read`	Contactmomenten bekijken	Beheerder, Medewerker
`interactions.interaction.read_all`	Contactmomenten van iedereen bekijken	Beheerder
`interactions.interaction.write`	Vastleggen en bewerken	Beheerder (alle), Medewerker (eigen)
`interactions.interaction.delete`	Verwijderen	Beheerder (alle), Medewerker (eigen)
`interactions.interaction.review`	Vastgelegde e-mails beoordelen (eigen mailbox)	Beheerder, Medewerker
`interactions.kind.read`	Contactmoment-typen bekijken	Beheerder, Medewerker
`interactions.kind.manage`	Contactmoment-typen beheren	Beheerder

De rol Klant houdt hiervan niets, dus een klantportaal-login ziet de tijdlijn nooit. En review kent geen “van iedereen”: ook met dat recht beslis je alleen over je eigen mailbox.

Goed om te weten

Contactmomenten zijn niet te importeren of te exporteren; op deze lijst staan geen Export- en Import-knoppen. De selectiemodus biedt hier alleen beoordelen.
Een taak kan de eis dragen dat hij alleen met een contactmoment mag worden afgesloten (“Contactmoment vereist”). Leg het moment dan vast en vink Taak hiermee afronden aan.
Verwijder je een project of een taak, dan blijft het contactmoment bestaan; alleen de koppeling verdwijnt. Ook de naam van wie het vastlegde blijft staan als die collega later vertrekt.
Notificaties: je kunt je laten waarschuwen bij Een e-mail wacht op mijn beoordeling en Ik word genoemd in een contactmoment.

Verder lezen

Contactpersonen: de mensen die een contactmoment noemt
Klanten: het dossier waar de tijdlijn per klant op staat