AI-assistentie

schakl. heeft geen eigen AI-dienst en verkoopt geen tegoeden. Je koppelt je eigen account bij Anthropic, OpenAI of een server die de OpenAI-API spreekt, en elke AI-functie in het platform loopt via die ene sleutel, dat ene budget en die ene verbruiksmeter. Staat er niets ingesteld, dan zie je nergens in de app een AI-knop.

Waar je het vindt

Instellingen → AI, in de groep Integraties: provider, sleutel, model, functies, huisstijl, budget, spraak en verbruik.
De Assistent: het sterretje rechtsboven in de balk, op elke pagina.
De Schrijfhulp: het sterretje in de werkbalk van elk tekstveld met opmaak.
De Urenhulp: het veld Snel toevoegen boven het urenformulier op Uren.
Brief me en AI-rapport: twee knoppen op de klantpagina.

AI valt onder de commerciële licentie; zie Licenties.

Instellen

Open Instellingen → AI. Daarvoor heb je het recht AI-instellingen beheren nodig, dat standaard bij beheerders ligt.
Kies bij Provider Anthropic, OpenAI of OpenAI-compatibel (eigen server). Die laatste is alles wat de OpenAI-chat-API spreekt op een adres van jezelf.
Plak je sleutel bij API-sleutel. Hij wordt versleuteld opgeslagen en nooit teruggetoond: een volgende keer staat er “Er is een sleutel opgeslagen; laat leeg om die te behouden”, en leeg laten bewaart hem.
Vul Basis-URL alleen in bij OpenAI-compatibel (bijvoorbeeld https://ai.example.com/v1). Opslaan zonder geeft een foutmelding op dat veld.
Laat Model leeg voor de standaard van de provider, of typ er zelf een. Het veld is vrije tekst, zodat een nieuw model geen nieuwe versie van schakl. vraagt; Modellen ophalen haalt de actuele lijst bij je provider op als suggesties.
Vink onder Functies aan wat je wilt gebruiken, vul eventueel Huisstijl en Maandelijks tokenbudget in, en druk op Opslaan.
Druk op Verbinding testen. Die doet een klein verzoek met de opgeslagen instellingen; mislukt hij, dan staat de foutmelding van de provider er letterlijk bij.

De vier functies

Elke functie is een eigen vinkje met daarnaast Eigen model (optioneel). Zo kun je een snel model op de urenhulp zetten en het uitgebreidere model laten staan voor schrijfwerk.

Assistent. Het sterretje in de bovenbalk opent het zijpaneel Assistent, waar je vragen stelt over je eigen klanten, projecten, taken en uren (“Hoeveel uur schreef ik deze week?”). Op een klant-, project- of taakpagina neemt hij die pagina mee, dus “deze klant” klopt. Onder het antwoord staan bronchips die doorlinken naar de records waar het vandaan komt. De assistent is met opzet alleen-lezen: hij zoekt op en antwoordt, hij maakt en wijzigt nooit iets. En hij ziet alleen wat jij zelf mag zien.

Schrijfhulp. In elk tekstveld met opmaak (klant, contactpersoon, project, taak, contactmoment, factuur- en offerteteksten, taak- en abonnementssjablonen, en eigen velden van het type lange tekst) staat een sterretje met: Verbeteren, Inkorten, Uitbreiden, Spelling & grammatica, Zakelijke toon, Informele toon, Vertalen naar Nederlands, Vertalen naar Engels en Schrijf uit. Het resultaat verschijnt eerst apart, waarna jij Vervangen of Invoegen kiest. Wat je bij Huisstijl invult (maximaal 4000 tekens, bijvoorbeeld “schrijf informeel, spreek de lezer aan met je, houd zinnen kort”) gaat bij elke schrijfopdracht mee.

Urenhulp. Op Uren typ je één regel in Snel toevoegen, bijvoorbeeld “gisteren 14:00-16:30 website Jansen, homepage overleg”. De server zoekt je eigen klanten, projecten en taken erbij en vult daarmee het formulier in; opslaan doe jij. Vul mijn dag aan vergelijkt je rooster met je goedgekeurde verlof en wat je al schreef, en stelt voor het gat conceptregels voor op basis van taken waar je die dag aantoonbaar aan werkte. Ook daar wordt zonder jouw klik niets opgeslagen.

Briefing & rapporten. Op een klantpagina vat Brief me de recente activiteit rond die klant samen, met bronchips. AI-rapport schrijft een maandrapport als concept dat je in de editor bijwerkt en als record bewaart. Dit is de lichte variant in de kern; de volledige rapportage met huisstijl-pdf, planning en verzending is de rapportagemodule.

Inspreken in plaats van typen

Spraak naar tekst vraagt een eigen sleutel, want Anthropic (de standaardprovider) heeft geen transcriptiedienst. In Instellingen → AI staat daarvoor het blok Spraak naar tekst:

Spraakaanbieder: Uit, OpenAI of OpenAI-compatibel (eigen server). Anthropic staat er met opzet niet tussen, want die instelling zou nooit kunnen werken. Op Uit wordt je chatprovider gebruikt, wat alleen lukt als dat OpenAI of een compatibele server is.
API-sleutel voor spraak, Basis-URL (alleen bij compatibel), Spraakmodel (leeg is whisper-1) en Maandbudget audio (seconden). Audio wordt in seconden geteld en niet in tokens, en heeft daarom een eigen budget.

Daarna verschijnt op Uren naast Snel toevoegen een microfoon: Inspreken, spreken, Opname stoppen, en de uitgeschreven tekst komt in het veld te staan. Dat nakijken is het hele punt: Nederlandse eigennamen zijn precies wat een spraakherkenner verkeerd verstaat, en “Janssen” in plaats van “Jansen” levert stilletjes geen klant op.

De microfoon wordt alleen getekend als alle vier waar zijn: er is een spraakdienst ingesteld, Urenhulp staat aan, jij mag uren schrijven, en de browser mag opnemen. Dat laatste kan alleen op https://. Een opname duurt maximaal 60 seconden; te lang of een niet-ondersteund formaat is een nette foutmelding en nooit een half uitgeschreven regel.

Budget en verbruik

Maandelijks tokenbudget is een zachte grens per kalendermaand; leeg betekent onbeperkt. Het paneel Verbruik toont deze maand per functie het aantal verzoeken en tokens, met een balk die op 80% oranje wordt (“Meer dan 80% van het maandbudget is verbruikt.”) en op 100% rood. Zit je eroverheen, dan meldt de app “Het maandelijkse AI-budget is bereikt.” met een knop Toch doorgaan, zodat een dringende vraag niet strandt op een grens die jijzelf hebt gezet.

Van het verbruik worden alleen aantallen en labels vastgelegd. De tekst van een vraag of een antwoord wordt nergens in schakl. bewaard.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard bij
`ai.use`	AI-functies gebruiken: assistent, schrijfhulp, urenhulp, briefings en inspreken	Beheerder, Medewerker
`ai.settings.manage`	Instellingen → AI: provider, sleutel, functies, budget, test en verbruik	Beheerder
`time.entry.write`	Extra vereist om te kunnen inspreken, want de tekst wordt een urenregistratie	Beheerder, Medewerker (eigen registraties)

Klanten met een portaallogin krijgen ai.use niet, en dat is opzettelijk: AI leest juist over de records heen waar een klantrol van weggehouden wordt.

Goed om te weten

Een net omgezette functie kan er een halve minuut over doen voordat collega’s hem zien. De lijst met actieve functies wordt kort gecachet.
De modelnaam is vrije tekst, dus een typefout wordt geen validatiefout maar een foutmelding van de provider bij het eerste gebruik. Verbinding testen haalt dat naar voren.
Relatieve datums in de urenhulp kloppen met jouw dag: ze worden opgelost in de tijdzone van de organisatie én tegen de dag die je op dat moment bekijkt, niet tegen de klok van de server.
Zegt je zin niets over facturabel, dan blijft het veld leeg en wint de instelling van het project. Er wordt nooit stilzwijgend “niet facturabel” ingevuld.
Namen worden letterlijk gezocht. “Jansn” vindt niets. Wat je de afgelopen dertig dagen zelf boekte weegt mee, dus de klant van dinsdag wordt meestal wél herkend.
Inspreken werkt nu alleen in het veld Snel toevoegen op Uren, nergens anders.
AI-configuratie verwijderen onderaan de pagina haalt elke AI-functie weg tot er een nieuwe sleutel staat. De verbruikshistorie blijft bewaard.
Bij een verlopen licentie stopt het genereren, terwijl het instellingenscherm en de verbruikshistorie leesbaar blijven.

Verder lezen

Uren: het scherm waar de urenhulp en de microfoon staan.
Rapportage: de volledige klantrapportage, die dezelfde AI-instellingen gebruikt.
Licenties: wat er gebeurt als de licentie verloopt.