SnelStart
SnelStart is de boekhouding en schakl. is het CRM, en dat blijft ook zo. Je klanten worden relaties, je definitieve facturen worden verkoopboekingen met de gerenderde pdf eraan, en je producten worden artikelen. Eén ding komt terug, en het is precies het ding waar SnelStart de baas over is: wie er betaald heeft. Die betaling landt hier als een gewone betaalregel op de factuur, dus de status, de herinneringen en het klantportaal werken daarna zoals altijd.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Instellingen → SnelStart, in de groep Integraties. Per klant staat de stand ook op de klantpagina, in het paneel SnelStart: of die klant aan een relatie gekoppeld is, wat er van zijn facturen geboekt is en wat aandacht vraagt.
Koppelen
Section titled “Koppelen”-
Zorg dat je het recht hebt. Instellingen → Rollen →
snelstart.settings.manage. Standaard heeft alleen de rol beheerder dit, en de klantrol nooit. -
Haal een koppelsleutel op bij SnelStart. SnelStart Web → Instellingen → Koppelingen → nieuwe sleutel. Een koppelsleutel hoort bij precies één administratie; voer je er meer, dan koppel je ze los van elkaar.
-
Plak de sleutel. Instellingen → SnelStart → Administratie koppelen. schakl. wisselt de sleutel meteen in voor een token en vraagt SnelStart om de administratiegegevens, dus je ziet direct de naam van je eigen administratie terug. Zie je die niet, dan is de sleutel niet goed en is er ook niets opgeslagen.
-
Laat de basisgegevens ophalen. Grootboekrekeningen, dagboeken, btw-tarieven en landen worden één keer uitgelezen en bewaard. Dit is een leesactie: er verandert niets in je boekhouding.
-
Kies de standaard grootboekrekening. Een factuurregel boekt op de rekening die bij zijn btw-tarief hoort; voor alles waarvoor je niets hebt ingesteld gebruikt schakl. deze. Wil je het fijner, dan koppel je per btw-tarief een eigen rekening.
-
Beoordeel de relaties. schakl. legt naast elkaar welke van je klanten al als relatie in de administratie staan en welke niet. Je bevestigt de koppeling zelf, per klant; er wordt niets automatisch aan elkaar geplakt op basis van een gelijkende naam.
-
Boek één factuur. Neem een definitieve factuur, druk op pushen en kijk in SnelStart of de boeking staat zoals je verwacht: het bedrag, de btw-soort en de grootboekrekening. Klopt dat, dan klopt de rest ook.
Wat er heen gaat
Section titled “Wat er heen gaat”Alleen definitieve facturen en creditfacturen. Een concept gaat nooit mee: die heeft nog geen nummer en is nog niemands afspraak.
Een factuur wordt een verkoopboeking, geen verkooporder. Dat is bewust: een verkooporder laat SnelStart zelf een factuur maken en versturen, en dan staat er een tweede, anders vormgegeven factuur bij je klant in de bus. Wat schakl. rendert en verstuurt is het document; SnelStart houdt de boekhouding bij, met de pdf als bijlage.
De btw-soort wordt opgezocht, niet aangenomen. Het lage tarief was 6% tot 2019 en 9% daarna, dus een percentage zegt op zichzelf niets: schakl. leest de tarieventabel van je eigen administratie op de factuurdatum. Kan een tarief daarin niet worden teruggevonden, dan wordt dat gemeld in plaats van dat er stilletjes iets aannemelijks wordt gekozen.
Een relatie aanvullen wist niets. Wat jij in SnelStart zelf hebt ingevuld (het memo, de kredietlimiet, de incassomachtiging) blijft staan, en een leeg veld in schakl. is geen opdracht om het daar te wissen.
Nooit twee keer dezelfde factuur
Section titled “Nooit twee keer dezelfde factuur”Een dubbele factuur bij een klant is geen foutje maar een incident, dus er zitten vier sloten op:
- schakl. onthoudt wat het gestuurd heeft.
- Weet het dat niet meer, dan vraagt het op factuurnummer.
- Weigert SnelStart het nummer omdat het al bestaat, dan is dat geen fout maar een antwoord: de boeking wordt opgezocht en overgenomen.
- En komt er helemaal geen antwoord (een time-out), dan wordt eerst gekeken of de boeking er staat voordat er iets opnieuw gestuurd wordt.
Een boeking die er al stond wordt overgenomen, niet overschreven: iemand heeft hem gemaakt. Klopt het bedrag ervan niet met je factuur, dan komt dat op het scherm te staan als “vraagt aandacht” in plaats van dat het stilletjes wordt rechtgetrokken.
Wie er betaald heeft
Section titled “Wie er betaald heeft”Het bankafschrift wordt in SnelStart afgeletterd, dus SnelStart is de enige plek die weet dat een factuur betaald is. schakl. leest dat elke nacht terug (of wanneer je zelf op de knop drukt) en maakt er een gewone betaalregel op de factuur van: de status springt op betaald, herinneringen stoppen en het klantportaal klopt weer. Een deelbetaling telt mee, want iemand die de helft betaald heeft is nog geen betaler.
Er wordt alleen geld bíj geboekt. Een betaling terugdraaien is een beslissing van een mens en gebeurt hier niet vanzelf.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Wat het opent | Standaard bij |
|---|---|---|
snelstart.settings.manage | De administratie koppelen, de sleutel vervangen, de grootboekrekeningen kiezen en de koppeling verwijderen | Beheerder |
snelstart.sync.run | De administratie uitlezen: basisgegevens ophalen, relaties beoordelen en betalingen teruglezen. Er verandert niets in SnelStart | Beheerder |
snelstart.ledger.write | Naar de boekhouding schrijven. Facturen pushen vraagt daarnaast ook het recht om facturen te bewerken | Beheerder |
Lezen en schrijven staan met opzet uit elkaar: uitlezen en beoordelen is iets anders dan iets veranderen in de boeken van je bureau.
Als er iets misgaat
Section titled “Als er iets misgaat”Elke synchronisatie legt vast wat er gebeurd is, regel voor regel: wat er gelukt is, wat ongewijzigd bleef, wat mislukte en wat aandacht vraagt. Een mislukte regel kun je opnieuw proberen zonder de rest over te doen.
Gaat het ‘s nachts mis, dan krijgt degene die de koppeling beheert er meteen bericht van. Wil je dat liever niet, dan zet je die melding uit bij je meldingsvoorkeuren; het verschil met “we hebben het nooit aangeboden” is precies waar het hier om gaat.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Offertes gaan niet mee. Een offerte heeft nog geen boekhoudkundig gevolg, en SnelStart zou er een tweede, anders vormgegeven offerte van maken. Verkoopfacturen en creditfacturen gaan wel mee.
- Eén koppeling is één administratie.
- Koppelen met één klik wacht op certificering. Vandaag plak je een koppelsleutel. Draai je je eigen installatie, dan verschijnt die knop sowieso niet: SnelStart kent jouw adres niet en zou er nooit iets naartoe kunnen sturen.
- Uren, projecten en abonnementen gaan niet als zodanig mee. Wat er heen gaat is de factuur die eruit komt.
- Een tweede keer synchroniseren schrijft niets. “Ongewijzigd” is het normale antwoord.
- Klantnummers hoeven niet te botsen. Staat jouw klantnummer al als relatiecode in SnelStart, dan wordt gekeken van wie die code is: is het dezelfde klant, dan wordt die relatie overgenomen, en anders geeft SnelStart zelf een nummer uit. De relatie is waar het om gaat, het nummer is meegenomen.
- Peppol en e-facturatienetwerken staan hier los van.