Klantportaal

Met het klantportaal geef je de contactpersoon van een klant een eigen login in jouw eigen app, onder jouw huisstijl. Die persoon ziet het marketingoverzicht dat jij hebt samengesteld, de facturen van zijn eigen bedrijf en de rapportages die jij hebt gepubliceerd. Al het andere blijft onzichtbaar; niet omdat iemand een vinkje heeft gezet, maar omdat de koppeling aan zijn bedrijf bepaalt wat hij überhaupt kan opvragen.

Waar je het vindt

Er is geen apart instellingenscherm. De knop staat op de persoon zelf: Contactpersonen → open de contactpersoon → de kaart Klantportaal. In Instellingen → Modules heet de module “Klantportaal”.

Iemand uitnodigen

Zorg dat de contactpersoon aan minstens één klant gekoppeld is. Die koppeling is precies wat hij straks mag zien.
Zorg dat hij een eigen e-mailadres heeft. Zonder adres kun je niet uitnodigen: “Deze contactpersoon heeft een e-mailadres nodig voordat je kunt uitnodigen.”
Druk op Uitnodigen voor portaal. Er wordt een account aangemaakt met de rol Klant, gekoppeld aan deze contactpersoon, en er gaat een mail in jouw huisstijl met een link om een wachtwoord in te stellen.
De kaart toont vanaf nu een status: Geen toegang, Uitgenodigd, Actief of Uitgeschakeld. Zolang de status “Uitgenodigd” is, staat er ook een knop Uitnodiging opnieuw versturen.

Wat de klant ziet

De klant logt in op hetzelfde webadres, in dezelfde huisstijl, en komt uit op Jouw dashboard: een widgetbord dat hij zelf mag indelen. Heeft hij meerdere bedrijven, dan staat er een bedrijfswisselaar boven, met het logo van het gekozen bedrijf.

Marketing: het overzicht dat jouw bureau voor hem heeft samengesteld. Hij mag tegels verplaatsen of weglaten, maar niets toevoegen dat jij niet hebt vrijgegeven.
Facturen: alleen de facturen van zijn eigen bedrijven, met status en dezelfde pdf die jij verstuurt. Een factuur met de status Concept ziet hij nooit.
Rapportages: alleen gepubliceerde rapportages.
Taken: reageren op zijn eigen taken.

Meer kan een klant niet wijzigen: reacties op eigen taken, de indeling van zijn eigen dashboard en menu, en zijn eigen meldingen. Dat is het hele schrijfoppervlak.

Toegang weer intrekken

Toegang uitschakelen zet de login uit zonder iets weg te gooien: het account, de koppeling en de geschiedenis blijven bestaan, en de knop heet daarna Toegang opnieuw inschakelen. Er is bewust geen knop om een portaallogin te verwijderen.

Inloggen als deze contactpersoon

Zegt een klant “ik kan de rapportage niet vinden”, dan hoef je niet te raden. Op dezelfde kaart staat Inloggen als deze contactpersoon. Je bevestigt eerst en komt dan op het dashboard van de klant terecht, een half uur lang.

Je eigen sessie blijft gewoon open; hij wordt niet vervangen.
Op elk scherm staat een balk: {jij} is ingelogd als {klant}, met een knop Stoppen.
De sessie kan nooit meer dan jijzelf mag. Zie je minder dan de klant zelf ziet, dan zegt de balk dat erbij: “u ziet minder dan zij: alleen wat uw eigen rechten toelaten”.
Het begin en het einde komen op de activiteit van de contactpersoon te staan (“logde in als …”, “beëindigde de sessie als …”), en alles wat je ondertussen wijzigt krijgt jouw naam erbij.

Ben je al als iemand anders ingelogd, dan moet je daar eerst mee stoppen.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard
`members.member.write`	De hele kaart Klantportaal: uitnodigen, opnieuw versturen, uitschakelen	Beheerder
`portal.login.impersonate`	”Inloggen als de portaallogin van een klant”	Beheerder

Beide stel je per rol in onder Instellingen → Rollen. Inloggen als een klant volgt nooit automatisch uit het beheren van de login: dat zijn twee verschillende dingen. Wie members.member.write niet heeft, ziet de kaart helemaal niet staan.

De uitgenodigde klant krijgt de meegeleverde rol Klant: leesrechten op zijn eigen gegevens, plus reageren op zijn eigen taken.

Goed om te weten

Klantportaal is een gelicentieerde module. Is er geen geldige licentie, dan staat er een slotje op Uitnodigen voor portaal met de melding “Niet inbegrepen”, en opent er een venster dat uitlegt wat je op deze installatie kunt doen. Bestaande klantlogins blijven ondertussen gewoon werken; een verlopen licentie maakt de module alleen-lezen, niet onbruikbaar.
Een klantlogin die aan geen enkel bedrijf gekoppeld is, ziet niets, hoeveel rechten de rol ook heeft. Instellingen → Team & gebruikers zet er daarom het label Ziet geen klanten bij.
Alleen contactpersonen kunnen vandaag een portaallogin krijgen.
Een contactpersoon buiten je eigen klantgroepen bestaat voor jou niet: je krijgt “niet gevonden” in plaats van “geen toegang”.

Verder lezen

Contactpersonen Het adresboek waar de kaart Klantportaal op staat.

Klanten Het klantdossier waar de contactpersonen aan hangen.

Meldingen De bel, de inbox en waar meldingen naartoe gaan.