Bestanden
Er is geen scherm “Bestanden”. Een bestand hangt altijd aan het record waar het bij hoort: de offerte bij het project, de screenshot bij de taak, het contract bij de medewerker. schakl. slaat die bestanden zelf op en serveert ze via de API, zodat op elk bestand dezelfde afscherming zit als op het record eronder. Een link naar een bijlage doet dus niets voor iemand die niet is ingelogd bij jouw organisatie. De enige uitzondering zijn je huisstijlbestanden: logo, favicon en app-icoon moeten op het inlogscherm staan en zijn daarom zonder inloggen op te halen.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”| Waar | Wat je daar uploadt |
|---|---|
| Projectpagina, blok Documenten | Offertes, opleveringen, alles wat bij het project hoort |
| Taakpagina, blok Links & bijlagen | Bijlagen bij één taak; uploaden kan in de bewerkmodus |
| Klantpagina, veld Logo | Het beeldmerk van de klant zelf |
| Instellingen → Mijn account | Foto uploaden: je eigen profielfoto |
| Instellingen → Huisstijl | Logo, favicon en app-icoon van je bureau |
| Instellingen → Facturatie | De achtergrondafbeelding van je documentsjabloon |
| Mijn pagina (via je profielmenu) | Documenten in het personeelsdossier |
Daarnaast slaat schakl. bestanden op zonder dat jij iets doet: afbeeldingen in de tekst van een binnengekomen e-mail, en de pdf van een gegenereerde rapportage.
Uploaden en verwijderen
Section titled “Uploaden en verwijderen”In het blok Documenten zit één knop, Bestand uploaden. Kies je een bestand, dan gaat het meteen omhoog; er is geen aparte opslaan-stap. Per regel staat de bestandsnaam, de grootte en een ⋯-menu met Verwijderen, dat om bevestiging vraagt: “Dit bestand verwijderen? Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.”
Op een taak zit hetzelfde blok, maar dan onder Links & bijlagen en alleen zichtbaar voor medewerkers. Op een project ziet een klant met een portaallogin de lijst wel, maar zonder uploadknop en zonder verwijderoptie.
Wat er in mag
Section titled “Wat er in mag”Standaard geldt: maximaal 10 MB per bestand, en alleen deze soorten:
- afbeeldingen: PNG, JPEG, WebP, GIF, SVG en ICO
- platte tekst en CSV
- ZIP
- Word en Excel
Wat er niet in staat, staat er bewust niet in: PowerPoint, video en audio worden standaard
geweigerd. Lukt een upload niet, dan zegt het scherm waarom: “Dit bestandstype is niet
toegestaan” of “Dit bestand is te groot”. Beide grenzen zijn instellingen van de installatie
(SCHAKL_UPLOAD_MAX_BYTES en SCHAKL_UPLOAD_ALLOWED_TYPES), dus wie de server beheert kan ze
verruimen; in de app zelf staat er geen knop voor.
Afbeeldingen en pdf’s openen in een nieuw tabblad; al het andere wordt gedownload. SVG downloadt altijd, ook al is het een afbeelding, en dat is een bewuste veiligheidskeuze.
Rechten
Section titled “Rechten”| Recht | Wat het geeft | Standaard |
|---|---|---|
files.file.write | Bijlagen uploaden en verwijderen, en je eigen profielfoto | Beheerder en Medewerker |
| geen recht nodig | Een bestand van je eigen organisatie openen | Iedereen die is ingelogd |
Lezen vraagt geen apart recht, maar dat betekent niet dat alles voor iedereen open ligt. De zichtbaarheid van het record beslist: wie de taak, het project of de klant niet mag zien, krijgt op het bestand hetzelfde antwoord als op het record zelf, namelijk “niet gevonden”.
Een paar plekken hebben hun eigen recht in plaats van files.file.write:
- het logo van een klant valt onder
companies.company.write; - huisstijlbestanden vragen daarbovenop
settings.branding.write, en er kunnen alleen afbeeldingen in; - personeelsdocumenten vragen
hr.document.manageom ze toe te voegen, en zijn alleen te openen door de medewerker zelf of door iemand met dossierrechten; - je profielfoto is van jou: iemand anders kan hem niet verwijderen.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Hetzelfde bestand kost één keer opslag. schakl. herkent identieke inhoud binnen je organisatie. Hang je dezelfde pdf aan tien taken, dan staat hij één keer op schijf. Dat is de reden dat een handtekeningafbeelding onder vijfhonderd binnengekomen mails niet vijfhonderd keer wordt bewaard.
- Verwijderen geeft niet meteen schijfruimte terug. De regel verdwijnt direct, maar de inhoud wordt pas opgeruimd door een nachtelijk onderhoudsklusje, en pas als niets er nog naar verwijst. Er is geen scherm dat je opslagverbruik toont.
- Een record toont maximaal 200 bijlagen.
- Afbeeldingen die in de tekst van een e-mail zitten, horen bij die tekst en staan dus niet tussen de bijlagen. Ze worden in het bericht zelf getoond.
- Bestanden staan op je eigen installatie. Een koppeling met Google Drive voor bijlagen bestaat nog niet; het taakscherm zegt dat er zelf bij.
- De beheerder van de installatie kiest waar de bytes staan: een schijfvolume of S3-compatibele objectopslag. Voor wie de app gebruikt verandert er niets. Zie Bestandsopslag.