Rapportage

Elke maand moet elke klant horen hoe het ervoor staat, en dat met de hand uit Analytics, Search Console en een rank tracker halen kost een dag. De rapportagemodule maakt het hele document: cijfers, grafieken, tekst in jullie eigen toon, jullie huisstijl. Per klant, op een planning, en met de pdf als bijlage in de mail.

Rapportages met hun status: concept, nagekeken, gepubliceerd, verstuurd.

Waar je het vindt

Rapportages in het hoofdmenu: alle documenten, nieuwste periode eerst, met filters op klant en soort.
Het paneel Rapportage op de klantpagina: de laatste rapportages, de planning, de ontvangers, en de knoppen Nieuwe rapportage, Instellen en Alle rapportages.
Instellingen → Rapportage: de tone of voice, de sjablonen en de planning van de hele organisatie. Het profiel van één klant staat bewust niet hier maar op de klant zelf.

Rapportage is een gelicentieerde module; je zet hem aan onder Instellingen → Modules. Zie Licenties.

Wat er eerst moet staan

Vul onder Instellingen → AI een provider en API-sleutel in en zet de functie Briefing & rapporten aan. Alle tekst loopt via jullie eigen AI-account, budget en verbruiksmeter.
Koppel de gegevens per klant via de marketingmodule. Zonder gekoppelde bronnen valt er niets te rapporteren, en dat zegt het scherm ook.
Loop Instellingen → Rapportage langs: Planning, Tone of voice en Sjablonen. Bij het eerste bezoek staat er al een Nederlandse standaardtoon klaar, inclusief een lijst met woorden die niet gebruikt mogen worden.
Open een klant, ga in het paneel Rapportage naar Instellen en vul het profiel in.

Twee documenten over dezelfde cijfers

Per periode kunnen er twee documenten zijn: de Maandrapportage die de klant leest, en de Interne analyse, jullie eigen werkdocument met risico’s, hiaten en wat mogelijk buiten scope valt. Ze lezen dezelfde cijfers en verschillen alleen in tekst en in welke onderdelen meedoen: de website-audit, Wat we deze maand oppakken en Open vragen staan uitsluitend in de interne analyse. Die gaat nooit naar een klant en komt nooit in het klantportaal.

Planning, toon en sjabloon

Onder Instellingen → Rapportage → Planning staan de standaarden die elke klant erft: Hoe vaak (Niet automatisch, Maandelijks of Per kwartaal), Dag van de maand (standaard de 5e, maximaal de 28e), Uur, Vergelijken met, Na het genereren (Eerst nakijken of Direct versturen), Publiceren in het klantportaal en een Afsluitende regel. De 5e is met opzet de standaard: attributie in Analytics loopt na een maandeinde nog dagen door en Search Console rondt nog later af.

Een tone of voice is een rij die je zelf bewerkt, geen code: Schrijfinstructies in jullie eigen woorden, Deze woorden nooit gebruiken (één per regel) en Deze formuleringen hebben de voorkeur. Er kunnen er meerdere naast elkaar bestaan, want niet elke klant leest hetzelfde register. Een sjabloon bepaalt het uiterlijk: Voor wie, Accentkleur (leeg is jullie huisstijlkleur), een Openingsalinea en de Onderdelen, de hoofdstukken die de ingeschakelde modules aanleveren, hier te herordenen of uit te zetten.

Het klantprofiel

Onder Over deze klant vul je in wat waar is over ze: Wat ze doen, Hun doelen, SEO-focus, SEA-focus, Belangrijkste diensten, Prioritaire pagina’s, Conversiedoelen, Scope en Niet noemen. Dat zijn feiten, geen instructies: ze gaan als gegeven mee bij het schrijven, de tone of voice bepaalt de formulering.

Daaronder staan Ontvangers (aan te vinken uit de contactpersonen, plus Andere adressen, één per regel), Toon, taal en ontwerp, de Planning van deze klant, Ook de interne analyse maken en Rapportage actief voor deze klant. Wat op Standaard volgen blijft staan, erft de organisatie-instelling; het scherm toont de uitkomst en de volgende uitvoerdatum.

Genereren, nakijken, versturen

Een rapportage wordt altijd in de wachtrij gezet, nooit ter plekke gemaakt. Start hem met Nieuwe rapportage op de klant, of met Deze periode genereren op Rapportages voor iedereen tegelijk; elke klant draait als eigen taak, dus één trage bron neemt de rest niet mee. De status leest Concept, Wordt gemaakt, Klaar om na te kijken, Verstuurd of Mislukt.

Op het nakijkscherm lees je de samenvatting en elke sectiealinea. Je kunt de tekst met de hand aanpassen (die sectie krijgt het label met de hand aangepast en overleeft een regeneratie) of met Opnieuw schrijven één sectie opnieuw laten schrijven. Het document toont de preview zoals de pdf hem afdrukt, Pdf downloadt hem, en bovenaan staat Goed om te weten voordat je verstuurt: de waarschuwingen van deze run, die de klant nooit ziet.

Naar de klant sturen mailt de pdf naar de ontvangers uit het profiel; In het portaal publiceren maakt hem zichtbaar in het klantportaal, staat los van mailen en kan ook weer terug. De begeleidende mail herschrijf je onder Instellingen → E-mail, sjabloon Maandrapportage, met de variabelen {brand}, {client}, {contact}, {period}, {sender_name} en {link}. De afzendernaam komt van de verantwoordelijke van die klant.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard bij
`reporting.report.read`	Rapportages lezen (`:any` is personeel, inclusief concepten; `:own` is de eigen gepubliceerde rapportages van een klant)	Beheerder, Medewerker (`:any`), Klant (`:own`)
`reporting.report.write`	Maken, tekst bewerken, opnieuw laten schrijven, verwijderen	Beheerder, Medewerker
`reporting.report.send`	Publiceren en naar klanten mailen	Beheerder
`reporting.internal.read`	De interne analyse lezen	Beheerder, Medewerker
`reporting.profile.manage`	Het rapportageprofiel van een klant beheren	Beheerder, Medewerker
`reporting.settings.manage`	Tone of voice, sjablonen en planning beheren	Beheerder

Versturen is met opzet geen onderdeel van schrijven: een junior kan de maand schrijven terwijl de knop om te versturen bij degene blijft die de relatie heeft.

Goed om te weten

Een periode is altijd een hele kalendermaand of een heel kwartaal, in de tijdzone van de organisatie. Een run op 5 augustus gaat over 1 tot en met 31 juli en heet juli.
Opnieuw draaien maakt geen tweede document: een rapportage is uniek per klant, soort en periode, dus een tweede run werkt hetzelfde document bij. Elk getal dat het document afdrukt is bevroren, dus een rapportage van maart zegt volgend jaar december nog hetzelfde.
Verboden woorden worden achteraf gecontroleerd, niet alleen gevraagd. Wat er toch doorheen glipt komt op de waarschuwingen, waar jij het ziet voordat de klant het ziet.
Een verstuurde rapportage kun je niet meer verwijderen en de tekst niet meer bewerken. Mislukt het versturen, dan blijft de status op klaar staan en kun je het opnieuw proberen.
Ontvangers staan vast op het profiel, ze worden niet live uit de contactpersonen gehaald. Vertrekt er iemand bij de klant, dan blijft die op de lijst tot iemand hem eraf haalt.
Zonder AI, of over het maandbudget heen, wordt de rapportage nog steeds gemaakt: de cijfers zonder tekst, met een waarschuwing die dat zegt.
Bij een verlopen licentie gaat de module alleen-lezen en staat de planning stil; al gemaakte rapportages blijven openen en downloaden.

Verder lezen

Marketing: de cijfers waar de rapportage op gebouwd wordt.
Klanten: het klantdossier waar het paneel op staat.