Automatisering

Automatisering is het handwerk dat je niet meer zelf hoeft te doen: wordt een klant actief, dan staan de onboardingtaken er meteen; verandert een project van status, dan krijgt de projectleider een melding; komt er een taak binnen, dan gaat er een bericht naar je eigen flow. Een regel bestaat uit drie delen: een trigger, eventueel een paar voorwaarden en een lijstje acties.

Waar je het vindt

Instellingen → Automatisering (groep “Modules & werkprocessen”). Daar staat de regellijst met per regel een schakelaar Ingeschakeld, de knop Nieuwe regel en een link naar het Uitvoerlog.

Een regel bouwen

1. Nieuwe regel en geef hem een Naam. Die naam komt later terug in het uitvoerlog en in de meldingen die de regel verstuurt, dus schrijf op wat hij doet.
2. Kies een Trigger: de gebeurtenis waarop deze regel reageert.
3. Vul eventueel Voorwaarden in. Geen voorwaarden betekent: de regel vuurt altijd.
4. Zet er Acties onder, in de volgorde waarin ze moeten lopen.
5. Zet Ingeschakeld aan. Een uitgeschakelde regel wordt niet geëvalueerd.

Triggers

Trigger	Vuurt wanneer
Een taak wordt aangemaakt	een taak wordt aangemaakt, ook door een sjabloon of een andere regel
Een taak verandert van status	de status van een taak wijzigt
Een taak wordt toegewezen	een taak aan iemand wordt toegewezen
Een klant wordt toegevoegd	er een nieuwe klant is aangemaakt
Een klant verandert van status	de status van een klant wijzigt
Een project verandert van status	de status van een project wijzigt

Opgepast

In de lijst staan ook Uptime-monitoring van een website wordt aan- of uitgezet en Een domein verandert van status. Je kunt er vandaag een regel op instellen, maar die gebeurtenissen worden nog niet uitgezonden: zo’n regel blijft dus stil. Gebruik ze pas als dat in de release-aantekeningen staat.

Voorwaarden

Een voorwaarde is een rij van drie: Veld, een operator en Waarde. Het veld typ je zelf; je kunt elke kolom van het record gebruiken (status, priority, name) en elk gegeven dat de gebeurtenis zelf meestuurt (bij een statuswijziging bijvoorbeeld from en to).

Operator	Betekenis
is gelijk aan / is niet gelijk aan	exacte vergelijking
is één van	de waarde staat in een lijst; scheid de waarden met komma’s
bevat	de tekst komt erin voor
is groter dan / is kleiner dan	vergelijking van getallen of datums

Bij meerdere rijen kies je Alle voorwaarden moeten kloppen of Minstens één voorwaarde moet kloppen. Wie iets ingewikkelders nodig heeft, zet Geavanceerd: voorwaarden als JSON bewerken aan en schrijft geneste all/any-bomen, met directe controle op geldige JSON. Er is bewust nergens een veld waarin je code kunt zetten: voorwaarden zijn beschrijvend, nooit uitvoerbaar.

Acties

Acties lopen op volgorde. Vijf soorten zijn ingebouwd:

• Taak aanmaken: uit een Taaksjabloon, of één losse taak met een Taaktitel. Vuurde de regel op een klant, dan komt de taak vanzelf bij die klant te staan.
• Taakstatus wijzigen: zet de taak op een Nieuwe status.
• Taak toewijzen: kies bij Toewijzen aan de collega.
• Melding sturen: kies Ontvangers en typ je eigen Bericht. Het verschijnt in hun inbox als Automatisering "{regel}": {bericht}.
• Webhook aanroepen: de Webhook-URL krijgt de gebeurtenis, het recordtype, het record-id en de gegevens als JSON toegestuurd. Met Wachten op bevestiging mislukt de uitvoering tenzij het endpoint met 2xx antwoordt en niet {"ok": false} teruggeeft.

Een regel zonder acties matcht en logt netjes, maar doet niets.

Testen voordat je hem aanzet

Testrun evalueert je regel tegen een bestaand Record-ID. Je ziet of de voorwaarden kloppen en welke acties zouden vuren. Er wordt niets uitgevoerd.

Het uitvoerlog

Instellingen → Automatisering → Uitvoerlog toont elke keer dat een regel vuurde, met Wanneer, Regel, Trigger, Status, de Stappen en de Fout. Je kunt filteren op één regel.

De status is In wachtrij, Bezig, Geslaagd, Mislukt of Overgeslagen. Verwijder je een regel, dan blijft zijn uitvoergeschiedenis staan; de bevestiging zegt dat er ook bij.

Opgepast

Regels kunnen elkaar aanzetten: een regel maakt een taak aan, waardoor een regel op “Een taak wordt aangemaakt” vuurt. Na drie schakels stopt dat vanzelf, met in het log de melding “Overgeslagen: veroorzaakt door een keten van 3 automatiseringen (lusbeveiliging)”. Twee regels kunnen elkaar dus niet eindeloos blijven triggeren.

Rechten

Recht	Wat het opent	Standaard
automation.rule.read	De regellijst en het scherm zelf	Beheerder
automation.rule.write	Regels aanmaken, bewerken, verwijderen en testrunnen	Beheerder
automation.run.read	Het uitvoerlog	Beheerder

Alle drie staan standaard alleen bij beheerders, en dat is expres: een regel kan taken aanmaken, collega’s een melding sturen en externe webhooks aanroepen namens de hele organisatie. Wil je het breder trekken, dan doe je dat per rol onder Instellingen → Rollen.

Goed om te weten

• Acties draaien in de achtergrondworker, niet in het scherm. Een trage webhook vertraagt het opslaan van een taak dus nooit.
• Een mislukte stap stopt de keten en zet de hele uitvoering op Mislukt. Er wordt niet half toegepast en daarna gestopt.
• Privé- en lokale adressen zijn als webhookdoel geblokkeerd. Draai je zelf een n8n op je eigen netwerk, dan moet je beheerder dat expliciet toestaan op de server.
• Twee keer exact dezelfde gebeurtenis op hetzelfde record levert één uitvoering op, geen twee.
• Automatisering is een gelicentieerde module. Zonder geldige licentie wordt hij alleen-lezen: bestaande regels blijven leesbaar, maar je kunt er geen meer opslaan.

Verder lezen

Meldingen Waar de meldingen van je regels terechtkomen.

Klanten De klantstatus waar veel regels op reageren.