Abonnementen
Een abonnement is een terugkerende afspraak met een klant: hosting, onderhoud, een SEO-retainer. Het legt vast wat het kost, hoe vaak het factureert en hoeveel uren erin zitten, en het beantwoordt de vraag wat er maandelijks doorloopt.
Waar je het vindt
Section titled “Waar je het vindt”Abonnementen in het hoofdmenu. Boven de sectie staan tabbladen: de lijst zelf, Standaardabonnementen en Abonnementstypes. Die twee zie je alleen met de bijbehorende beheerrechten; Instellingen → Abonnementen leidt naar hetzelfde scherm. De klantpagina en de projectpagina dragen elk een paneel Abonnementen.
Bovenaan de lijst staan Maandelijks terugkerende inkomsten, Jaarlijks terugkerende inkomsten en het aantal Actieve abonnementen. Eronder filter je op klant, op status en op je eigen typen.
Een abonnement aanmaken
Section titled “Een abonnement aanmaken”- Klik Nieuw abonnement, eventueel na een keuze bij Vanuit standaardabonnement: dat vult het formulier voor.
- Vul Naam, Klant en Type in.
- Zet Status (Concept, Actief, Gepauzeerd of Opgezegd), Interval (Maandelijks, Per kwartaal of Jaarlijks), Bedrag, Inbegrepen uren en de Startdatum.
- Kies bij Automatisch factureren hoe ver de facturatie zelf gaat, of laat het op Instelling van de organisatie volgen.
- Koppel bij Gekoppelde projecten de projecten waarvan de uren tegen de bundel tellen.
Een nieuw abonnement staat standaard op Actief. De Volgende factuur wordt dan zelf afgeleid (startdatum plus één periode) en is pas in het bewerkformulier zichtbaar en aan te passen. Een abonnement dat via een import binnenkomt krijgt bewust de status Concept, zodat een bulkimport niet stilzwijgend gaat factureren.
De prijs heeft een geschiedenis
Section titled “De prijs heeft een geschiedenis”Het Bedrag is geen veld dat je overschrijft: elke prijswijziging voegt een regel toe met een ingangsdatum. Daardoor wordt een factuur van vorig jaar nooit met terugwerkende kracht herprijsd, en rekent de factuurcyclus met de prijs die op de factuurdatum gold.
Voor een ronde prijsverhoging gebruik je Prijsverhoging boven de lijst, of Prijs verhogen in het ⋯-menu van een rij. Je kiest de Aanpassing (percentage erbij, vast bedrag erbij, of een nieuw bedrag instellen), een Ingangsdatum en het Bereik: alle abonnementen, één type, één abonnement of één standaardabonnement. Optioneel werk je de prijzen van de standaardabonnementen mee bij. Je krijgt eerst een Voorbeeld met per abonnement het huidige en het nieuwe bedrag; pas bij Doorvoeren wordt er iets geschreven. Opgezegde abonnementen worden overgeslagen, ook als je er direct op richt.
Inbegrepen uren en projecten
Section titled “Inbegrepen uren en projecten”Bij Gekoppelde projecten koppel je de projecten waarop het werk voor deze afspraak geboekt wordt. Dat heeft twee gevolgen:
- Het project haalt zijn urenbudget uit de afspraak in plaats van uit een eigen veld. Het budgetveld op het project is dan op slot en meldt “Uren komen van abonnement”. Dekken meerdere afspraken hetzelfde project, dan worden ze opgeteld.
- Werk op zo’n project staat standaard op Niet facturabel: de retainer betaalt het al.
Een niet-maandelijkse afspraak wordt naar de maand omgerekend: 30 inbegrepen uren per kwartaal geven het project 10 uur per maand, en de budgetperiode wordt maandelijks. Alleen actieve abonnementen met inbegrepen uren tellen mee. Op de projectpagina laat het paneel Abonnementen zien wat er deze periode van de bundel verbruikt is en of je eroverheen zit.
De factuurcyclus
Section titled “De factuurcyclus”Eén keer per dag kijkt schakl. welke actieve abonnementen hun Volgende factuur bereikt hebben. Voor elk daarvan wordt de periode klaargezet met de prijs die op die datum gold, en schuift de volgende factuurdatum één periode door. Wat er vervolgens gebeurt, hangt af van Automatisch factureren:
| Niveau | Wat er gebeurt |
|---|---|
| Uit | Er wordt niets aangemaakt; de periode blijft openstaan en je voegt hem zelf toe in de factuureditor. |
| Concept klaarzetten | Er verschijnt een conceptfactuur; jij controleert en verstuurt. |
| Klaarzetten en definitief maken | De factuur krijgt ook nummer en vervaldatum, maar wordt niet gemaild. |
| Klaarzetten, definitief maken en mailen | De factuur gaat met pdf naar de klant zonder tussenkomst. |
De cyclus schuift altijd door, ook op Uit: een periode die niemand factureerde blijft openstaan en wordt in de factuureditor aangeboden, dus je verliest hem niet. Een concept, een gepauzeerde en een opgezegde afspraak factureren niet.
Standaardabonnementen en typen
Section titled “Standaardabonnementen en typen”Een standaardabonnement is een voorbeeld waarmee je het aanmaakformulier voorvult, zoals “Hosting Basis, € 25 per maand, 1 uur inbegrepen”. Je maakt ze op het tabblad Standaardabonnementen, of je slaat een bestaande afspraak op via Opslaan als standaardabonnement in het ⋯-menu. Ze leggen ook de Opzegtermijn (dagen) vast. Hernoem je een standaardabonnement, dan gaan de abonnementen die die naam nog dragen mee en meldt het scherm hoeveel dat er waren; geef je een abonnement een eigen naam, dan volgt het niet langer. De prijs van een standaardabonnement aanpassen verandert nooit de prijs van een bestaand abonnement.
Abonnementstypes zijn je eigen categorieën (hosting, onderhoud, SEO), met een label per taal, een volgorde en een actief/inactief-schakelaar. Belangrijker: een type draagt taaksjablonen bij activatie. De eerste keer dat een abonnement van dat type actief wordt, worden die taken op de klant aangemaakt. Dat gebeurt precies één keer per afspraak, dus pauzeren en hervatten levert geen tweede onboarding op.
Notities met variabelen
Section titled “Notities met variabelen”Het veld Notities kent variabelen die als token bewaard blijven en pas bij het tonen worden
ingevuld: {{company_name}}, {{subscription_name}}, {{type}}, {{amount}}, {{interval}},
{{included_hours}}, {{start_date}} en {{brand_name}}. Tijdens het bewerken staat er een
Voorbeeld onder het veld. In een standaardabonnement werken ze ook: daar worden ze ingevuld op
elk abonnement dat het gebruikt.
Rechten
Section titled “Rechten”Per rol in te stellen onder Instellingen → Rollen.
| Recht | Wat het geeft | Standaard bij |
|---|---|---|
subscriptions.subscription.read | Abonnementen bekijken | Beheerder |
subscriptions.subscription.write | Abonnementen beheren | Beheerder |
subscriptions.subscription.delete | Abonnementen verwijderen | Beheerder |
subscriptions.type.manage | Abonnementstypes beheren | Beheerder |
subscriptions.template.manage | Standaardabonnementen beheren | Beheerder |
Lezen staat bewust niet standaard bij Medewerker: wat een klant betaalt is commercieel gevoelig. Je kunt het per rol verruimen. De rol Eigenaar heeft alles.
Goed om te weten
Section titled “Goed om te weten”- Een abonnement verwijderen neemt de prijshistorie en de factuurregels mee. Wil je alleen stoppen met factureren, zet de status dan op Gepauzeerd of Opgezegd: de afspraak en haar geschiedenis blijven bestaan.
- Op de klantpagina blijft het paneel Abonnementen leeg voor wie geen leesrecht heeft, in plaats van een foutmelding te geven.
- Import en export kennen drie lijsten: abonnementen (bijgewerkt op naam), abonnementstypes (op sleutel) en standaardabonnementen (op naam). Factuurregels en project- of taakkoppelingen zitten er bewust niet in. Zie Import & export.
- Abonnementen is een gelicentieerde module: loopt de licentie af, dan blijft alles leesbaar en exporteerbaar, maar schrijven kan niet meer.